La diferència entre cost i despesa
La diferència entre cost i despesa és que el cost identifica una despesa, mentre que la despesa es refereix al consum de l’article adquirit. Aquests termes es barregen sovint, cosa que dificulta la comprensió de les persones que entrenen per ser comptables. Aquests conceptes s’amplien a continuació.
Cost més igual al terme despesa, de manera que significa que heu gastat recursos per adquirir alguna cosa, transportar-lo a una ubicació i configurar-lo. Tot i això, no vol dir que l’article adquirit encara s’hagi consumit. Per tant, un element per al qual heu gastat recursos s'ha de classificar com a actiu fins que no s'hagi consumit. Alguns exemples de classificacions d’actius en què es registren els articles comprats són les despeses de prepagament, inventari i actius fixos.
Per exemple, el cost d’un automòbil pot ser de 40.000 dòlars (ja que és el que heu pagat per ell) i el cost d’un producte que vau construir és de 25 dòlars (perquè és la suma total de les despeses que vau fer per construir-lo). El cost de l’automòbil inclou probablement els impostos sobre les vendes i els càrrecs per l’enviament, mentre que el cost del producte inclou probablement el cost de materials, mà d’obra i despeses generals de fabricació. En ambdós casos, heu gastat fons per adquirir l’automòbil i el producte, però encara no n’heu consumit cap. En conseqüència, la primera despesa es classifica com a actiu fix, mentre que la segona es classifica com a inventari. De la mateixa manera, un avançament pagat a un empleat es classifica com una despesa de prepagament.
Despeses és un cost la utilitat de la qual s'ha esgotat; s'ha consumit. Per exemple, l’automòbil de 40.000 dòlars que heu comprat acabarà carregant-se en despeses per amortització durant un període de diversos anys, i el producte de 25 dòlars es carregarà al cost de les mercaderies venudes quan finalment es vengui. En el primer cas, la conversió d’un actiu a despesa s’aconsegueix amb un dèbit al compte de despeses d’amortització i un crèdit al compte d’amortitzacions acumulades (que és un contracompte que redueix l’actiu fix). En el segon cas, la conversió d'un actiu a una despesa s'aconsegueix amb un dèbit al cost dels béns venuts i un crèdit al compte d'inventari. Així, en ambdós casos hem convertit un cost que es va tractar com un actiu en una despesa a mesura que es consumia l’actiu subjacent. L’actiu de l’automòbil es consumeix gradualment, de manera que utilitzem l’amortització per convertir-lo en despesa. L'element d'inventari es consumeix durant una única transacció de venda, de manera que el convertim en despesa tan aviat com es produeixi la venda.
Una altra manera de pensar una despesa és qualsevol despesa que es faci per generar ingressos segons el principi de concordança, cosa que va ser particularment evident en el darrer cas, en què l'inventari es va convertir en una despesa tan aviat com es va produir una venda. Segons el principi de concordança, reconeix tant els aspectes d’ingressos com els de despeses d’una transacció al mateix temps, de manera que el benefici o la pèrdua nets associats a la transacció siguin immediatament evidents. Per tant, un cost es converteix en una despesa tan aviat com es reconegui qualsevol ingrés relacionat.
Una de les raons clau per la qual, a la pràctica, un cost és tractat amb freqüència exactament com una despesa és que la majoria de les despeses es consumeixen alhora, de manera que immediatament es converteixen en un cost en despesa. Aquesta situació es produeix amb qualsevol despesa relacionada amb un període concret, com ara la factura mensual de serveis públics, els sous administratius, el lloguer, el material d'oficina, etc.
Malauradament, els costos i les despeses solen utilitzar-se indistintament fins i tot dins de la terminologia comptable. El glossari principal de la codificació de les normes comptables que manté el Consell de Normes de Comptabilitat Financera no defineix cap dels dos termes; en conseqüència, les definicions anteriors es deriven de l'ús comú.
