Comptabilitat de despeses
La comptabilitat de despeses implica el reconeixement i registre d’una despesa consumida o d’una obligació incorreguda. Aquest procés és fonamental per reconèixer les despeses en l'import i el període d'informes correctes. Es necessiten les activitats següents en comptabilitat de despeses:
Despeses consumides - Es produeix quan es rep una factura del proveïdor o es realitza el pagament en efectiu a canvi de béns o serveis.
Decidiu si l’import s’ha de tractar com a despesa o actiu. Si l'article es pot consumir durant diversos períodes, és probable que es tracti com un actiu.
Si és una despesa, reconeix-la dins del compte de despeses correcte, com ara materials directes, despeses de subministraments o despeses de serveis públics.
Si és un actiu, registreu-lo al compte de despeses de prepagament (per a actius a curt termini) o al compte d’immobilitzat (per a actius a llarg termini).
Si és una despesa prepagada, controleu-la cada mes i carregueu-la a la despesa que es consumeixi.
Si es tracta d’un actiu fix, carregueu-ne una part consistent en despeses d’amortització cada mes, fins que es consumeixi completament.
Si no s'ha rebut cap factura o no s'ha efectuat el pagament, pot continuar existint l'obligació de pagar un proveïdor. Si és així, creeu una entrada de diari invertida que registri una despesa acumulada en el període actual i la inverti en el període següent. En fer-ho, es garanteix que la despesa es reconegui en el període correcte. Quan es rep la factura o s’efectua el pagament en el període següent, compensa la reversió i no es produeix cap entrada neta en el període següent.
Obligacions incorregudes - Es produeix quan una empresa assumeix l’obligació de pagar a un tercer.
Decidiu si hi ha una obligació probable i es pot determinar clarament l’import. Si és així, registreu un passiu. La compensació del passiu és un càrrec a la despesa.
Reviseu l'obligació en períodes posteriors per veure si l'import ha canviat. Si és així, ajusteu el passiu i la despesa de compensació.
La comptabilitat de despeses que s'indica aquí s'utilitza en un sistema de comptabilitat de meritació.
