Procediment de concessió de crèdits
Cal un procés de revisió del crèdit per garantir que una empresa no concedeixi crèdit als clients que no poden pagar. El departament de crèdit gestiona totes les revisions de crèdit. El departament pot rebre còpies en paper de les comandes de vendes del departament d’entrada de comandes, documentant cada comanda sol·licitada per un client. En aquest entorn manual, la recepció d’una comanda de venda provoca un procés de revisió manual on el personal de crèdit pot impedir que les comandes arribin al departament d’enviament tret que enviï una còpia aprovada al gestor d’enviaments. A continuació es descriu el procediment d’entrada de comandes per a un sistema manual:
Rebre comanda de venda. El departament d’entrada de comandes envia una còpia de cada comanda de venda al departament de crèdit. Si el client és nou, el gestor de crèdits l’assigna a una persona del personal de crèdit. És probable que es doni una comanda de venda d’un client existent a la persona de crèdit ja assignada a aquest client.
Emetre sol·licitud de crèdit. Si el client és nou o no fa negocis amb l'empresa durant molt de temps, envieu-li una sol·licitud de crèdit i sol·liciteu que es completi i la torneu directament al departament de crèdit. Això es pot fer per correu electrònic o una pàgina web per accelerar el procés de sol·licitud.
Recolliu i reviseu la sol·licitud de crèdit. Després de rebre una comanda de venda completada, examineu-la per assegurar-vos que s'han completat tots els camps i poseu-vos en contacte amb el client per obtenir més informació si alguns camps estan incomplets. A continuació, recopileu un informe de crèdit, estats financers dels clients, referències bancàries i referències de crèdit.
Assigneu el nivell de crèdit. Basant-vos en la informació recopilada i l’algoritme de l’empresa per concedir crèdits, determineu l’import del crèdit que la companyia està disposada a concedir al client. També pot ser possible ajustar el nivell de crèdit si un client està disposat a signar una garantia personal.
Mantenir la comanda (opcional). Si la comanda de venda prové d’un client existent i hi ha una factura pendent i sense resoldre del client per més de $ ___, apliqueu la comanda de venda. Poseu-vos en contacte amb el client i informeu-lo que la comanda es mantindrà en espera fins que s’hagi pagat la factura pendent.
Obtenir una assegurança de crèdit (opcional). Si l’empresa utilitza una assegurança de crèdit, reenvieu la informació del client a l’asseguradora per veure si assegurarà el risc de crèdit.
Verifiqueu el crèdit restant (opcional). És possible que s’hagi reenviat una comanda de venda des del departament d’entrada de comandes per a un client existent al qual ja se li ha concedit un crèdit. En aquesta situació, el personal de crèdit compara la quantitat restant de crèdit disponible amb l'import de la comanda de venda i aprova la comanda si hi ha prou crèdit per a la comanda. En cas contrari, el personal de crèdit considera un augment únic del nivell de crèdit per acceptar la comanda o es posa en contacte amb el client per concertar un acord de pagament alternatiu.
Aprovar la comanda de venda. Si el personal de crèdit aprova el nivell de crèdit necessari per a una comanda de vendes, segella la comanda de compra tal com s’ha aprovat, signa el formulari i reenvia una còpia al departament d’enviament perquè es compleixi. També en conserva una còpia.
Arxivar documentació de crèdit. Creeu un fitxer per al client i emmagatzemeu-hi tota la informació que es va recollir com a part del procés d’examen de crèdit.
