Netegeu el fitxer mestre del proveïdor
El fitxer mestre del proveïdor és el dipòsit d’una considerable quantitat d’informació sobre els proveïdors d’una empresa, que s’utilitza per al pagament de factures del proveïdor i per a l’emissió d’ordres de compra. Quan una empresa té fins i tot un nombre relativament reduït de proveïdors, un nombre significatiu d’errors s’anirà introduint al fitxer principal del proveïdor. A continuació, es detallen diverses maneres de netejar el fitxer:
Periòdicament, imprimiu un informe per a cada proveïdor que mostri tots els camps que s’utilitzen al fitxer principal del proveïdor. Analitzeu l'informe per trobar informació que falti als camps més importants, com ara codis tributaris i números d'identificació dels contribuents (TIN).
Imprimiu una llista de proveïdors, ordenats per nom, i busqueu noms duplicats que indiquin la presència de registres duplicats. Determineu quins d'aquests registres arxivar i marcar-los perquè no es tornin a utilitzar.
Imprimiu un informe que mostri els pagaments a proveïdors durant els darrers dos anys. Si no hi ha hagut activitat durant aquest període de temps, marqueu els fitxers mestres del proveïdor relacionats com a arxivats.
Compareu els números d’identificació dels contribuents registrats dels proveïdors més nous amb el programa de coincidència TIN del lloc web de l’IRS per verificar que els números registrats siguin correctes. Actualitzeu tota la informació que sigui incorrecta.
