Llibre de compra

El llibre major de compra és un llibre secundari en què es registren les compres. El llibre major de compres forma part de la base de dades del departament de comptabilitat; no el manté el departament de compres. El llibre major és útil per segregar en un lloc un registre de les quantitats que una empresa gasta amb els seus proveïdors. El llibre major de compres mostra quines compres s’han pagat i quines compres queden pendents. Una transacció típica introduïda al llibre major de compra registrarà un compte a pagar, seguit en una data posterior per una transacció de pagament que elimini el compte a pagar. Per tant, és probable que hi hagi un saldo pendent a pagar en el llibre major en qualsevol moment.

Si el volum de compres és relativament baix, no caldrà un llibre major de compra. En canvi, aquesta informació es registra directament dins del llibre major.

Si mantingueu un registre manual del llibre major de compra, podria contenir substancialment més informació de la que s’acaba d’indicar. Els camps de dades d'un llibre major de compres preparat manualment poden incloure la informació següent per a cada transacció:

  • Data de compra

  • Codi (o nom) del proveïdor

  • Número de factura del proveïdor

  • Número de comanda de compra (si s'utilitza)

  • Codi identificatiu de l'article comprat (pot ser el codi mestre de l'article o el número de referència del proveïdor)

  • Quantitat pagada

  • Impost sobre les vendes pagat

  • Bandera de pagament (indica si es paga o no)

El document principal registrat al llibre major de compra és la factura del proveïdor. A més, si els proveïdors atorguen un crèdit al negoci per articles com a mercaderies retornades o articles danyats en trànsit, també registrareu notes de crèdit emeses pels proveïdors al llibre major de compra. També es pot emetre una nota de crèdit per obtenir un descompte per volum, tot i que aquest crèdit pot aplicar-se a diverses compres en conjunt i, per tant, no es pot remuntar a una transacció de compra individual.

La informació del llibre major de compra s’agrega periòdicament i es publica a un compte del llibre major, que es coneix com a compte de control. El compte de control del llibre major de compra s’utilitza per evitar que es produeixi molèsties al llibre major amb la quantitat massiva d’informació que normalment s’emmagatzema al llibre major de compra. Immediatament després de la publicació, el saldo del compte de control hauria de coincidir amb el saldo del llibre major de compra. Com que no s'emmagatzemen transaccions detallades al compte de control, qualsevol persona que vulgui investigar les transaccions de compra haurà de desglossar-se des del compte de control fins al llibre major de compra per trobar-les.

Abans de tancar els llibres i generar estats financers al final d’un període comptable, heu de completar totes les entrades del llibre major de compra, tancar el llibre major d’aquest període i publicar els totals del llibre major de compra al llibre major.

Termes similars

El llibre major de compra també es coneix com subquadre de compra o subacompte de compra.