Coincidència a tres bandes
La concordança a tres bandes és una tècnica de verificació de pagaments per garantir que la factura del proveïdor sigui vàlida. Quan el departament de deutes rep una factura d'un proveïdor, coincideix amb la informació següent:
La informació del proveïdor factura una còpia de la comanda de compra relacionada que li ha estat reenviada pel departament de compres. L'ordre de compra indica la quantitat i el preu amb què l'empresa es compromet a comprar els béns o serveis indicats a la factura del proveïdor.
El proveïdor factura a la documentació de recepció remesa al departament de comptabilitat pel departament receptor, per assegurar-se que la mercaderia ha estat rebuda, que es troba en la quantitat correcta i que es troba en bon estat.
Per tant, el concepte de "concordança a tres bandes" fa referència a la coincidència de tres documents (la factura, la comanda de compra i l'informe de recepció) per garantir que s'ha de fer un pagament. El procediment s’utilitza per garantir que només es reembossin les compres autoritzades, evitant així les pèrdues per frau i descuit.
Si aquesta coincidència a tres bandes revela que la factura del proveïdor està en bon estat, el personal a compte processarà la factura de pagament. En cas contrari, el personal es posa en contacte amb el proveïdor pel que fa a qualsevol problema que hagi trobat, cosa que pot provocar l’emissió d’una factura revisada o potser una nota de crèdit per part del proveïdor.
El concepte de partit a tres comporta problemes. Fa molta mà d’obra i pot resultar difícil acumular la informació necessària, cosa que pot provocar retards en els pagaments mentre el personal a pagar cerca la informació que falta. Els endarreriments poden molestar els proveïdors i, a més, evitar que una empresa prengui descomptes de pagament anticipat. Podeu fer més eficaç la concordança de tres maneres:
Excloent les factures periòdiques i de dòlars petits del requisit de coincidència.
Permetre que el personal dels comptes a pagar aprovi les factures si els preus i les unitats que figuren a la factura del proveïdor es troben en un percentatge mínim dels imports designats a la comanda de compra.
També hi ha disponibles solucions de concordança automatitzades de tres vies que requereixen l’ús de sistemes de planificació de recursos empresarials totalment integrats, però fins i tot aquestes solucions expulsaran algunes transaccions en què la solució automatitzada falla, cosa que requereix una investigació manual de les discrepàncies. Aquests sistemes automatitzats són tan cars que no són una solució viable per a les empreses més petites.
