Com conciliar l'inventari

Per conciliar l'inventari, compareu els recomptes d'inventari dels registres de l'empresa amb els imports reals als prestatges del magatzem, esbrineu per què hi ha diferències entre els dos imports i ajusteu els registres per reflectir aquesta anàlisi. La conciliació d’inventaris és una part important del recompte de cicles, ja que el personal del magatzem l’utilitza per actualitzar contínuament la precisió dels seus registres d’inventari. Es necessita una precisió del registre d’inventari per garantir que els articles de reemplaçament s’ordenen de manera oportuna, que l’inventari es valora correctament i que les peces estiguin disponibles per a la venda o la producció quan sigui necessari. També cal una conciliació de l'inventari per garantir que els imports reals i registrats de l'inventari siguin els mateixos al final de l'any, de manera que no hi haurà problemes quan s'inventi l'inventari.

La conciliació de l'inventari no és tan senzilla com ajustar el saldo del llibre perquè coincideixi amb el recompte físic. Hi pot haver altres motius pels quals hi hagi una diferència entre els dos números que no es pugui corregir amb aquest ajust. En particular, hauríeu de plantejar-vos seguir algun o tots aquests passos:

  • Compteu l'inventari. És possible que algú hagi comptabilitzat incorrectament l'inventari. Si és així, feu que una altra persona ho torni a comptar (ja que el primer comptador podria cometre el mateix error de comptatge per segona vegada). A més, si el recompte físic sembla ser significativament inferior al saldo de llibres, és possible que hi hagi més inventari en una segona ubicació; per tant, busqueu una segona memòria cau. El recompte és la raó més probable d’una variació, per tant, tingueu en compte aquest pas primer.

  • Relaciona les unitats de mesura. Les unitats de mesura utilitzades per al recompte i el saldo del llibre són iguals? Un podria estar en unitats individuals (conegudes com a "cadascun"), mentre que l'altre podria estar en dotzenes, o en caixes, lliures o quilograms. Si ja heu realitzat un recompte i encara hi ha una diferència separada per ordres de magnitud, és probable que les unitats de mesura siguin el problema.

  • Verifiqueu el número de peça. És possible que llegiu malament el número de peça de l'article a la prestatgeria o que intenteu identificar-lo perquè no hi ha cap número de peça. Si és així, obtingueu una segona opinió d'un personal experimentat del magatzem o compareu l'article amb les descripcions dels registres mestres de l'article. Una altra opció és buscar algun altre element per al qual hi hagi una variació del recompte d’unitats en la direcció oposada, que podria ser el número de peça que esteu cercant.

  • Cerqueu documentació que falti. Aquesta és una gran font de problemes de conciliació d’inventaris. És possible que el recompte d’unitats dels registres d’inventari sigui incorrecte perquè s’ha produït una transacció, però encara ningú no l’ha registrat. Aquest és un problema massiu per als comptadors de cicles, que poden haver d’arrelar a aquest tipus de tràmits sense entrar abans de sentir-se còmodes a l’hora d’ajustar els registres d’inventari. Altres exemples d’aquest problema són els rebuts que encara no s’han introduït (de manera que el registre d’inventari és massa baix) o les emissions del magatzem a la zona de producció que no s’han introduït (de manera que el registre d’inventari és massa alt).

  • Examineu les deixalles. La ferralla pot sorgir a qualsevol lloc de l’empresa (especialment la producció) i el personal pot passar per alt la seva correcta inscripció als registres d’inventari. Si veieu una variació modesta en què els registres de l'inventari sempre són una quantitat petita superior al recompte físic, aquesta és la causa probable.

  • Investigueu la possibilitat de propietat dels clients. Si no teniu cap registre d’elements d’inventari als registres comptables, pot ser que hi hagi una bona raó, és a dir, que l’empresa no el posseeix, és a dir un client. Això és especialment freqüent quan l’empresa remodela o millora els productes per als seus clients.

  • Investigueu la possibilitat de propietat del proveïdor. Per fer un seguiment de l’últim article, també és possible que tingueu articles en estoc que estan en consignació d’un proveïdor i que, per tant, són propietat del proveïdor. Això és més comú en un entorn minorista i és improbable en cap altre lloc.

  • Investigueu registres de retrocés. Si la vostra empresa utilitza el backflushing per modificar els registres d’inventari (on allibereu l’inventari en funció del nombre de productes acabats produïts), és millor que la factura de materials i el nombre de producció de productes acabats estiguin en excel·lents condicions, o el procés de conciliació serà dolorós . No es recomana rentar a fons, tret que el registre de fabricació sigui excel·lent.

  • Accepteu la variància. Si fallen totes les formes d'investigació, realment no teniu més remei que alterar el registre d'inventari perquè coincideixi amb el recompte físic. És possible que eventualment es trobi algun altre error que expliqui la discrepància, però de moment no es pot deixar una variància; en cas de dubte, el recompte físic és correcte.

Cursos relacionats

Com auditar l'inventari

Gestió d'inventari