Registre de transaccions comptables

Quan es produeix una transacció comptable, es pot registrar als llibres d'una organització de diverses maneres. Els punts següents mostren els mètodes més habituals disponibles:

  • Entrades de diari. El mètode més bàsic que s’utilitza per registrar una transacció és l’entrada de diari, on el comptable introdueix manualment els números de compte, els dèbit i els crèdits de cada transacció individual. Aquest enfocament requereix molt de temps i està subjecte a errors, de manera que normalment es reserva per a ajustos i entrades especials. Als punts següents, observem els enfocaments més automatitzats utilitzats en el programari de comptabilitat per registrar les transaccions comptables més habituals.

  • Recepció de factures del proveïdor. Quan es rep una factura del proveïdor, el comptable la registra al mòdul de comptes a pagar del programari de comptabilitat. El mòdul crea automàticament una entrada de diari que carrega el compte de despeses o actius corresponent i acredita el compte de passiu dels comptes a pagar.

  • Emissió de factura del proveïdor. Quan s'ha de crear una factura per a un client, el comptable introdueix la informació rellevant sobre el preu, la quantitat unitària i l'impost sobre les vendes aplicable al mòdul de facturació del programari de comptabilitat. El mòdul crea automàticament una entrada de diari que carrega en efectiu o el compte a cobrar i acredita el compte de vendes. També hi pot haver un crèdit al compte de l'impost sobre les vendes.

  • Emissió de pagaments al proveïdor. Quan es paga als proveïdors, el comptable comprova els números de factura que cal pagar al mòdul de comptes a pagar del programari de comptabilitat. A continuació, el programari imprimeix xecs o emet pagaments electrònics, alhora que es carrega el compte a pagar i s’acredita el compte d’efectiu.

  • Emissió de nòmines. Quan es paga als empleats, el comptable introdueix les taxes de retribució i les hores treballades de tots els empleats al mòdul de nòmines del programari de comptabilitat. El mòdul crea automàticament una entrada de diari que carrega els comptes de despeses d'impostos de compensació i nòmines i abonaments en efectiu. Aquesta pot ser una entrada força complexa, ja que també pot abordar embargaments i altres deduccions, i registrar per separat diversos tipus d’impostos sobre la nòmina.

Aquests mètodes d’enregistrament creen entrades al llibre major o bé en un llibre secundari que després passa al llibre major. A partir d’aquí, les transaccions s’agrupen en els estats financers.