Definició del pressupost
S'utilitza un pressupost per pronosticar els resultats financers i la posició financera d'una entitat per a un període futur. S'utilitza amb finalitats de planificació i mesurament del rendiment, que poden implicar la despesa en actius fixos, el desplegament de nous productes, la formació d'empleats, la creació de plans de bonificació, el control d'operacions, etc.
Al nivell més mínim, un pressupost conté un compte de pèrdues i guanys estimat per a períodes futurs. Un pressupost més complex conté una previsió de vendes, el cost dels béns venuts i les despeses necessàries per suportar les vendes projectades, estimacions dels requeriments de capital de circulació, compres d’immobilitzat fix, una previsió de fluxos d’efectiu i una estimació de les necessitats de finançament. S'hauria de construir en un format descendent, de manera que un pressupost principal conté un resum de tot el document pressupostari, mentre que els documents separats que contenen pressupostos de suport s'incorporen al pressupost principal i proporcionen detalls addicionals als usuaris.
Molts pressupostos es preparen en fulls de càlcul electrònics, tot i que les empreses més grans prefereixen utilitzar programes específics de pressupost més estructurats i, per tant, menys susceptibles de contenir errors computacionals.
Un ús principal del pressupost és com a base de rendiment per mesurar els resultats reals. Pot ser enganyós fer-ho, ja que els pressupostos solen ser cada cop més inexactes amb el pas del temps, donant lloc a grans variacions que no tenen cap base en els resultats reals. Per reduir aquest problema, algunes empreses revisen periòdicament els seus pressupostos per mantenir-los més a prop de la realitat, o només pressuposten uns quants períodes en el futur, cosa que dóna el mateix resultat.
Una altra opció que evita els problemes pressupostaris és operar sense pressupost. Fer-ho requereix una previsió contínua a curt termini a partir de la qual es poden prendre decisions empresarials, així com mesures del rendiment basades en el que està aconseguint un grup d’iguals. Tot i que funcionar sense pressupost al principi pot semblar massa reduït per ser efectiu, els sistemes que substitueixen un pressupost poden ser notablement efectius.
