Despeses meritades

Una despesa meritada és una despesa que s'ha produït, però per a la qual encara no hi ha documentació de despeses. En lloc de la documentació de despeses, es crea una entrada de diari per registrar una despesa acumulada, així com un passiu compensatori (que normalment es classifica com a passiu corrent al balanç). En absència d'una entrada al diari, la despesa no apareixerà en absolut als estats financers de l'entitat durant el període incorregut, cosa que provocaria que els beneficis reportats fossin massa elevats en aquest període. En resum, les despeses acumulades es registren per augmentar la precisió dels estats financers, de manera que les despeses estiguin més estretament alineades amb els ingressos als quals estiguin associats.

Una despesa prepagada és l’invers de la despesa acumulada, ja que s’està pagant un passiu abans de consumir el servei o l’actiu subjacent. En conseqüència, un actiu prepagat apareix inicialment al balanç com a actiu.

Despeses meritades a la pràctica

Alguns exemples de despeses que s’acumulen habitualment són:

  • Interessos dels préstecs pels quals encara no s’ha rebut cap factura del prestador

  • Béns rebuts, consumits o venuts, dels quals encara no s'ha rebut cap factura del proveïdor

  • Serveis rebuts, dels quals encara no s’ha rebut cap factura del proveïdor

  • Impostos incorreguts pels quals encara no s’ha rebut cap factura d’una entitat governamental

  • Salaris incorreguts pels quals encara no s’ha efectuat el pagament als empleats

Un exemple de despesa acumulada és una situació en què una empresa rep material d’oficina d’un proveïdor a prop d’un final de mes, però encara no ha rebut una factura del proveïdor en el moment en què l’empresa tanca els llibres del mes. Per registrar correctament aquesta despesa en el mes de recepció, el personal comptable registra una despesa al compte de despeses de subministraments amb un dèbit en l'import que espera que sigui facturat pel proveïdor i registra un crèdit en un compte de passiu de despeses acumulades. Per tant, si l’import dels subministraments d’oficina fos de 500 dòlars, l’entrada del diari seria un dèbit de 500 dòlars al compte de despeses de subministraments d’oficina i un crèdit de 500 dòlars al compte de responsabilitat de despeses acumulades.

L’entrada de diari es crea normalment com una entrada que inverteix automàticament, de manera que el programari de comptabilitat crea automàticament una entrada de compensació a partir del començament del mes següent. Aleshores, quan el proveïdor eventualment envia una factura a l’entitat, cancel·la l’entrada invertida.

Per continuar amb l'exemple anterior, l'entrada de 500 dòlars es revertiria el mes següent, amb un crèdit al compte de despeses de subministraments d'oficina i un dèbit al compte de passiu de despeses acumulades. A continuació, l’empresa rep la factura del proveïdor per 500 dòlars i la registra normalment a través del mòdul de comptes a pagar del programari de comptabilitat, cosa que resulta en un càrrec al compte de despeses de subministraments d’oficina i un crèdit al compte de comptes a pagar. Per tant, el resultat net del mes següent no suposa cap nou reconeixement de despeses, passant el passiu pel pagament al compte a pagar.

Realment, l'import d'una acumulació de despeses només és una estimació i, per tant, és probable que sigui una mica diferent de l'import de la factura del proveïdor que arriba més endavant. En conseqüència, sol haver-hi una petita quantitat addicional de despesa o reconeixement de despeses negatives el mes següent, un cop compensada la reversió de les entrades del diari i l'import de la factura del proveïdor.

Des d’una perspectiva pràctica, no s’acumulen despeses immaterials, ja que requereix massa treball per crear i documentar les entrades de diari relacionades. A més, un gran nombre d’entrades de diari de despeses acumulades alentiran el procés de tancament de final de mes.

Exemples d'entrades al diari de despeses acumulades

  • Material d'oficina rebut i no hi ha factura del proveïdor a finals de mes: Despeses de càrrec a material d’oficina, crèdit a despeses acumulades.

  • Hores treballades però no remunerades al final del mes: Deute a despeses salarials, crèdit a despeses meritades.

  • Responsabilitat de prestació incorreguda i no hi ha cap factura del proveïdor a finals de mes: Deute a despeses de beneficis dels empleats, crèdit a despeses acumulades.

  • Els impostos sobre la renda es meriten en funció dels ingressos obtinguts. Deute a despesa per impost sobre la renda, crèdit a despeses meritades.

Les tres primeres entrades s’haurien de revertir el mes següent. Els impostos sobre la renda es mantenen normalment com a despeses acumulades fins al pagament.