Comptabilitat de doble entrada

Visió general de la comptabilitat de doble entrada

La comptabilitat de doble entrada és un sistema de manteniment de registres segons el qual cada transacció es registra en almenys dos comptes. No hi ha límit en el nombre de comptes que es poden utilitzar en una transacció, però el mínim és de dos comptes. Hi ha dues columnes a cada compte, amb entrades de dèbit a l’esquerra i entrades de crèdit a la dreta. A la comptabilitat de doble entrada, el total de totes les entrades de dèbit ha de coincidir amb el total de totes les entrades de crèdit. Quan això passa, es diu que la transacció està "en equilibri". Si els totals no estan d'acord, es diu que la transacció està "fora de saldo" i no podreu utilitzar la informació resultant per crear estats financers fins que la transacció no s'hagi corregit.

Definicions de comptabilitat de doble entrada

Les definicions de dèbit i crèdit són:

  • A dèbit és la part d'una entrada comptable que augmenta un compte d'actius o despeses o bé disminueix un compte de passiu o patrimoni net. Es col·loca a l'esquerra en una entrada comptable.

  • A crèdit és la part d'una entrada comptable que augmenta un compte de passiu o de patrimoni net, o bé disminueix un compte d'actius o despeses. Es col·loca a la dreta en una entrada comptable.

An compte és un registre detallat i separat associat amb un actiu, passiu, patrimoni net, ingressos, despeses, guanys o pèrdues específics. Alguns exemples de comptes són:

  • Efectiu (compte d’actiu: normalment un saldo de dèbit)

  • Comptes a cobrar (compte d’actiu: normalment un saldo de dèbit)

  • Inventari (compte d’actius: normalment un saldo de dèbit)

  • Actius fixos (compte d’actius: normalment un saldo de dèbit)

  • Comptes a pagar (compte de passiu: normalment un saldo de crèdit)

  • Passius acumulats (compte de passiu: normalment un saldo creditici)

  • Abonaments (compte de passiu: normalment un saldo de crèdit)

  • Accions comunes (compte de renda variable: normalment un saldo creditici)

  • Beneficis retinguts (compte de renda variable: normalment un saldo creditici)

  • Ingressos - productes (compte d'ingressos: normalment un saldo de crèdit)

  • Ingressos - serveis (compte d’ingressos: normalment un saldo de crèdit)

  • Cost de les mercaderies venudes (compte de despeses: normalment un saldo de dèbit)

  • Despeses salarials (compte de despeses: normalment un saldo de dèbit)

  • Despeses de serveis públics (compte de despeses: normalment un saldo de dèbit)

  • Viatges i entreteniment (compte de despeses: normalment un saldo de dèbit)

  • Guany per venda d’actius (compte de guany: normalment un saldo de crèdit)

  • Pèrdua per venda d'actius (compte de pèrdues: normalment un saldo de dèbit)

Exemples de comptabilitat de doble entrada

A continuació, es mostren les entrades comptables de doble entrada associades a diverses transaccions comercials:

  • Comprar mercaderia. Comprareu mercaderies de 1.000 dòlars amb la intenció de vendre-les posteriorment a un tercer. L’entrada és un dèbit al compte d’inventari (actiu) i un crèdit al compte d’efectiu (actiu). En aquest cas, canvieu un actiu (efectiu) per un altre actiu (inventari).

  • Vendre mercaderies. Veneu la mercaderia a un comprador per 1.500 dòlars. Hi ha dues entrades en aquesta situació. Un d’ells és un dèbit al compte per cobrar per 1.500 dòlars i un crèdit al compte d’ingressos per 1.500 dòlars. Això vol dir que registreu ingressos alhora que registreu un actiu (comptes a cobrar) que representa l'import que ara us deu el client. La segona entrada és un dèbit de 1.000 dòlars al cost de mercaderies venudes (despesa) i un crèdit del mateix import al compte d’inventari (actiu). Es registra l’eliminació de l’actiu d’inventari a mesura que el cobrem a càrrec. Quan es compensen, el cost dels béns venuts de 1.000 dòlars i els ingressos de 1.500 dòlars donen lloc a un benefici de 500 dòlars.

  • Paga als empleats. Pagues 5.000 dòlars als empleats. Es tracta d’un càrrec al compte de salari (despesa) i d’un crèdit al compte d’efectiu (actiu). Això significa que esteu consumint l’actiu en efectiu pagant als empleats.

  • Comprar un actiu fix. Pagueu a un proveïdor 4.000 dòlars per una màquina. L’entrada és un dèbit de 4.000 dòlars al compte d’immobilitzat (actiu) i un crèdit de 4.000 dòlars al compte d’efectiu (actiu). En aquest cas, canvieu un actiu (efectiu) per un altre actiu (inventari).

  • Incórrer en deutes. Endeuteu 10.000 dòlars al banc. L’entrada és un dèbit de 10.000 dòlars al compte d’efectiu (actiu) i un crèdit de 10.000 dòlars al compte de les obligacions a pagar (passiu). Per tant, esteu incorrent en un passiu per obtenir efectiu.

  • Vendre accions. Veneu 8.000 dòlars d’accions a inversors. L’entrada és un dèbit de 8.000 dòlars al compte d’efectiu (actiu) i un crèdit de 8.000 dòlars al compte d’accions ordinàries (renda variable).

  • Pagar un extracte de targeta de crèdit. Pagueu un extracte de la targeta de crèdit per import de 6.000 dòlars i totes les compres són per despeses. L’entrada correspon a un total de 6.000 dòlars domiciliats a diversos comptes de despeses i 6.000 dòlars acreditats al compte d’efectiu (actiu). Per tant, esteu consumint un actiu pagant diverses despeses.

Per tant, el punt clau de la comptabilitat de doble entrada és que una única transacció sempre desencadena un registre en almenys dos comptes, ja que els actius i passius passen gradualment per un negoci i es converteixen en ingressos, despeses, guanys i pèrdues.

Alternatives a la comptabilitat de doble entrada

Una versió més senzilla de la comptabilitat és la comptabilitat d’una sola entrada, que és essencialment un sistema de caixa que s’executa des d’un talonari de xecs. Segons aquest enfocament, els actius i passius no es fan un seguiment formal, cosa que significa que no es pot construir cap balanç.