Controls d'inventari
La inversió d’una empresa en inventari sol ser gran i pot estar formada per molts articles de mercaderia que es poden robar i revendre fàcilment. Si l'inventari conté principalment matèries primeres, és essencial fer-ne un seguiment per assegurar-se que els processos de producció que l'utilitzen no es quedaran sense materials. Això significa que haureu d'implementar una sèrie de controls, ja sigui per evitar robatoris o per assegurar-vos que l'operació de fabricació no es quedi sense entrades. A continuació, descriurem una sèrie de controls clau que cal tenir en compte per a la inversió en inventari. Els controls interns clau del vostre inventari són:
Tanca i tanca el magatzem. El control d’inventari més important és simplement bloquejar el magatzem. Això significa que heu de construir una tanca al voltant de l'inventari, bloquejar la porta i permetre que només hi hagi personal autoritzat al magatzem.
Organitzeu l'inventari. És possible que no sembli un control organitzar simplement l'inventari al magatzem, però si no el podeu trobar, no el podeu controlar. Per tant, una base fonamental per al control intern de l’inventari és numerar totes les ubicacions, identificar cada element d’inventari i fer un seguiment d’aquests elements per ubicació.
Compteu tot l'inventari entrant. No prengueu només la paraula del proveïdor que la quantitat indicada al lliurament és la correcta. Compteu l'inventari abans de registrar-lo com rebut. Això evita que els errors s'introdueixin als registres d'inventari.
Inspeccioneu l'inventari entrant. Verifiqueu que tot l'inventari entrant sigui del tipus correcte i que no estigui danyat. Tots els articles que no inspeccionin s’han de retornar alhora i el personal a pagar ha de notificar que no s’han de pagar els articles retornats.
Etiqueta tot l'inventari. Tots els fragments d’inventari del magatzem s’han d’identificar amb una etiqueta que indiqui el número de peça, la descripció, la unitat de mesura i la quantitat. En cas contrari, els articles d’inventari no estaran identificats malament.
Segregueu l'inventari dels clients. Si hi ha inventari propi dels clients, és probable que el personal del magatzem el compti com si fos propietat de l’empresa, de manera que tingueu establert un procediment per etiquetar aquests articles com a propietat del client quan arribin i segregueu-los en un part independent del magatzem.
Estandarditzeu el manteniment de registres per a la selecció d’inventari. Quan es recull un article del prestatge del magatzem, per utilitzar-lo a la zona de producció o per vendre-ho als clients, tingueu un procediment estàndard per registrar les seleccions tan aviat com surtin del magatzem (cosa que és més fàcil si hi ha una tanca de magatzem) , i l'inventari només pot passar per una única porta controlada).
Registre per a tot l'inventari retirat del magatzem. Si els articles d’inventari s’eliminen del magatzem per motius aliens al procés normal de recollida, demaneu a la persona que elimini el signe d’inventari de la retirada, de manera que quedi constància de qui és el responsable.
Auditar la factura de materials. La llista de materials és un registre de les parts utilitzades per construir un producte. La factura de materials s'utilitza per recollir articles de l'estoc, de manera que si la factura és incorrecta, els recol·lectors trauran quantitats incorrectes del magatzem. Això requereix una auditoria periòdica de totes les factures, així com l'accés només amb contrasenya a la factura de registres materials del sistema informàtic.
Feu un seguiment de les sol·licituds i devolucions addicionals. Si el personal de producció sol·licita emissions addicionals de peces o retorna quantitats excessives al magatzem, hi ha un error en els registres de selecció (possiblement a la llista de materials, tal com s’acaba d’assenyalar).
Realitzeu una revisió periòdica de l’inventari obsolet. El magatzem pot arribar a sofocar-se amb un inventari obsolet que no es pot utilitzar, cosa que requereix elevats costos d’emmagatzematge i també interfereix amb els components necessaris en la producció. Formeu un tauler de revisió de materials que periòdicament pintegi els registres d’inventari per determinar quins articles s’han de vendre o eliminar d’altra manera.
Conducta recompte de cicles. Feu que el personal del magatzem realitzi comptatges petits i freqüents d’una petita part de l’inventari, que investigui i corregeixi els errors que trobi. Això millora gradualment la precisió del registre d’inventari.
Investigueu els registres d'inventari de saldo negatiu. Si els registres comptables mostren que hi ha inventari negatiu a la mà, evidentment hi ha un defecte transaccional que va provocar el saldo negatiu. Aquest és l'objectiu principal d'una investigació detallada.
Registre de transaccions de ferralla. No només llenceu ferralla a la paperera quan es produeixi. Si ho feu, el sistema de comptabilitat encara pensa que l’article desaprofitat està en estoc i, per tant, exagerarà la quantitat d’inventari. En lloc d'això, creeu un procediment per fer un seguiment regular de la ferralla.
Tot i aquests controls, encara poden sorgir diversos problemes amb la precisió del registre d’inventari, així que prepareu-vos per afegir-ne més si els problemes persisteixen.
