La diferència entre un diari i un llibre major

Els diaris i llibres comptables són on es registren les transaccions comercials en un sistema comptable. En essència, la informació a nivell de detall per a transaccions individuals s’emmagatzema en una de les diverses revistes possibles, mentre que la informació de les revistes es resumeix i es transfereix (o es publica) a un llibre major. El procés de publicació pot tenir lloc amb molta freqüència o pot ser tan poc freqüent com el final de cada període d'informes. La informació del llibre major és el nivell més alt d’agregació d’informació, a partir del qual es produeixen saldos de prova i estats financers.

Normalment, un usuari d’informació financera revisarà la informació de nivell de resum emmagatzemada en un llibre major, potser mitjançant l’anàlisi de la proporció o l’anàlisi de tendències, per localitzar anomalies que requereixen una investigació posterior. A continuació, es refereixen a la informació del diari subjacent per accedir als detalls de què compon la informació del llibre major (que pot resultar en una investigació encara més detallada dels documents acreditatius). Per tant, la informació es pot acumular des de revistes a llibres majors per produir estats financers i retrocedir per investigar transaccions individuals.

Hi pot haver diverses revistes, cadascuna que normalment tracta d’àrees de gran volum, com ara transaccions de compra, rebuts d’efectiu o transaccions de venda. Les transaccions menys freqüents, com ara les entrades d’amortització, generalment s’agrupen al diari general.

La informació es registra a les revistes per ordre cronològic per transaccions individuals, cosa que fa que sigui més fàcil ordenar la informació i trobar els elements específics que necessiten els usuaris. La informació es registra en un llibre major en diversos comptes, que normalment s’ordenen en l’ordre següent:

  • Comptes d’actius

  • Comptes de responsabilitat civil

  • Comptes de renda variable

  • Comptes d’ingressos

  • Comptes de despeses

En un sistema de comptabilitat informatitzat, els conceptes de revistes i llibres comptables ni tan sols es poden utilitzar. En una organització més petita, els usuaris poden creure que totes les seves transaccions comercials es registren al llibre major, sense emmagatzemar informació en un diari. Les empreses amb un volum massiu de transaccions encara poden utilitzar sistemes que requereixen la segregació de la informació en revistes. Per tant, els conceptes estan una mica enfangats en un entorn informatitzat, però continuen sent vàlids en un entorn de comptabilitat manual.