S'està corregint l'entrada

Una entrada correctora és una entrada de diari que es fa per tal de corregir una transacció errònia que anteriorment s’havia registrat al llibre major. Per exemple, l’entrada de depreciació mensual s’hauria pogut efectuar erròniament al compte de despeses d’amortització. Si és així, l'entrada correcta consisteix a moure l'entrada al compte de despeses d'amortització abonant el compte de despeses d'amortització i domiciliant el compte de despeses d'amortització. Com a alternativa, l’entrada original s’hauria pogut invertir i substituir per una entrada nova que carregaria correctament la despesa al compte d’amortització.

Normalment, les entrades correctores només les realitza el personal comptable amb més experiència, ja que tenen una millor comprensió del sistema comptable i l’impacte de fer anotacions especials en els estats financers. Pot tenir sentit que el controlador aprovi totes les entrades de correcció proposades abans que es facin, per garantir que una segona persona verifiqui que una entrada tindrà l’efecte previst.

És especialment important documentar completament una entrada correctiva, ja que aquests elements són particularment difícils d’entendre després d’haver passat un temps. Això significa adjuntar a cada entrada de diari la documentació de l'error original, així com les notes sobre com es pretén corregir l'entrada original per corregir l'error original. La documentació és especialment valuosa si sembla probable que els auditors de la companyia revisin posteriorment una entrada correctora.

S'hauria de fer una entrada correctiva tan aviat com es detecti i avaluï un error. En cas contrari, és molt probable que l’entrada no es corregeixi mai; això es deu al fet que la correcció d'errors queda fora del flux normal de processament de transaccions, de manera que no hi ha cap calendari laboral ni procediment que controli si es persegueixen aquestes transaccions.

La correcció d’entrades requereix molt de temps. En conseqüència, pot tenir sentit fer un seguiment del nombre d’entrades correctores fetes per mes, per veure si s’han resolt els problemes subjacents que causen aquestes entrades. Si és així, hi haurà menys necessitat de corregir les entrades i el personal comptable tindrà més temps disponible per a altres tasques.