Com convertir la base d’efectiu a la comptabilitat de la meritació
Segons la base comptable de caixa, les transaccions comercials només es registren quan s’emet o es rep l’efectiu relacionat amb aquestes. Per tant, registrareu una venda sota la base d’efectiu quan l’organització rep diners en efectiu dels seus clients, no quan els emeti factures. La base d’efectiu s’utilitza habitualment en petites empreses, ja que només requereix una quantitat limitada d’expertesa comptable. Tanmateix, pot ser necessari convertir-se a la base comptable de meritació, potser fer auditar els llibres de la companyia per preparar-ne la venda, o fer-se pública, o obtenir un préstec. La base de meritació s’utilitza per registrar els ingressos i les despeses del període en què s’obtenen, independentment dels fluxos d’efectiu reals. Per convertir de la comptabilitat de base en efectiu a la base de meritació, seguiu aquests passos:
Afegiu les despeses acumulades. Torneu a afegir totes les despeses per les quals l’empresa ha rebut un benefici però que encara no ha pagat al proveïdor o empleat. Això vol dir que hauríeu de acumular pràcticament tot tipus de despeses, com ara salaris guanyats però no cobrats, materials directes rebuts però no pagats, subministraments d’oficina rebuts però no pagats, etc.
Restar pagaments en efectiu. Restar les despeses en efectiu realitzades per les despeses que s’haurien d’haver registrat en el període comptable anterior. Això també significa reduir el saldo inicial de beneficis retinguts, incorporant així aquestes despeses al període anterior.
Afegiu despeses de prepagament. Alguns pagaments en efectiu poden estar relacionats amb actius que encara no s’han consumit, com ara dipòsits de lloguer. Reviseu les despeses realitzades durant el període comptable per veure si hi ha despeses de prepagament i moveu la part no utilitzada d’aquests elements a un compte d’actius. Si decidiu fer el mateix per a les despeses realitzades en períodes anteriors, ajusteu el saldo inicial de beneficis retinguts per eliminar les despeses que ara es transfereixen a un compte d’actius de despeses prepagades.
Afegiu comptes a cobrar. Registre dels comptes a cobrar i de les vendes de totes les facturacions emeses als clients i per les quals encara no se n’ha rebut diners en efectiu.
Restar els rebuts en efectiu. Algunes vendes originades en un període anterior poden haver-se registrat durant el període comptable actual en funció de la recepció d’efectiu d’aquest període. Si és així, invertiu la transacció de venda i registreu-la com a venda i compte a cobrar en el període anterior. Això requerirà un ajust al compte inicial de beneficis retinguts.
Resteu els prepagaments dels clients. És possible que els clients hagin pagat per endavant les seves comandes, que s’haurien registrat com a vendes segons la base comptable de l’efectiu. Registreu-los com a passius a curt termini fins que l’empresa hagi enviat els béns relacionats o hagi prestat els serveis indicats.
La conversió de la base d’efectiu a la comptabilitat de la meritació pot ser difícil, ja que qualsevol programari de comptabilitat que s’hagi configurat per a la base d’efectiu no està dissenyat per gestionar la comptabilitat de la meritació. Això significa que tots els ajustos de conversió s'han de fer manualment, amb entrades de diari. Pot ser que sigui més fàcil gestionar la conversió en un full de càlcul separat i no incloure-la mai als registres comptables formals.
És molt possible que algunes transaccions es perdin durant la conversió de la base de caixa a la comptabilitat de meritació. Malauradament, l'única manera de tenir una conversió completa i precisa és examinar totes les transaccions comptables durant l'any que es converteix, així com en l'últim trimestre de l'any anterior. Per tant, la conversió requereix molta mà d'obra i és costosa.
A més, cal un conjunt de registres comptables molt complet per convertir de la base d’efectiu a la base de meritació. Atès que és probable que una empresa que tingui efectiu sigui petita i amb menys finançament per a un comptable o controlador a temps complet, és molt possible que els registres comptables es trobin en un estat de desordre suficient perquè la conversió no es pugui fer en un manera fiable.
