Carta Dunning
Una carta de confusió és una notificació enviada a un client, en què s’indica que s’ha endarrerit el pagament d’un compte a cobrar al remitent. Les cartes d’amagat solen seguir una progressió des de recordatoris educats fins a demandes de pagament més estrictes, si el client no respon al pagament. Les primeres cartes que s’envien a un client han de ser educades, segons la teoria que el client simplement ha passat per alt el pagament i que la companyia vol conservar la seva bona voluntat per a futurs negocis.
No obstant això, a mesura que passa el temps, la companyia comença a canviar la seva hipòtesi de fer més negocis amb el client i, per tant, tendeix a minimitzar la quantitat de bona voluntat del client que vol conservar en favor de ser pagada ara. Independentment del to de la carta, sempre s’indica l’import pendent, la data de la factura impagada, el número de la factura i les multes per demora o multes d’interès.
En algun moment posterior a la data de pagament normal, l’eficàcia de l’emissió de cartes de caiguda disminuirà, de manera que una empresa deixarà d’utilitzar-lo i es basarà en els seus contactes personals, advocats i agències de cobrament.
Una carta sobtada pot adoptar diverses formes físiques. Originalment era una carta que es podia enviar per correu ordinari, per correu certificat o per lliurament nocturn per transmetre la urgència creixent de la sol·licitud, així com per crear un registre de recepció (en el cas de correu certificat o lliurament nocturn). . Tanmateix, també es pot enviar una carta escrita com a fax, correu electrònic o fins i tot un missatge de text. Aquests mètodes d’enviament electrònic poden desviar-se (sobretot un fax) i pot ser que no siguin tan eficaços com el mètode més tradicional en paper.
Les cartes Dunning són generades amb freqüència per un ordinador, sense cap aportació humana. El sistema està configurat per utilitzar un text concret si el pagament no s'ha efectuat en un nombre determinat de dies i, a continuació, utilitzar un text diferent per a les cartes generades després que hagi transcorregut un període de temps més llarg sense efectuar el pagament. Pot ser més eficient agrupar la tasca de crear i emetre cartes a un tercer.
El personal del departament de crèdit pot canviar periòdicament el temps o el contingut d’aquestes cartes generades automàticament, si creu que alguna variació millorarà la taxa de cobrament. Això es pot aconseguir amb proves A-B, on es publiquen dues versions d'una carta de confusió i es controla l'eficàcia de cadascuna d'elles; si una versió dóna lloc a més pagaments dels clients, aquesta versió es converteix en el nou format de carta predeterminat que s'ha d'utilitzar.
Hi ha normes que regulen el nivell d’amenaça que es pot incloure en una carta d’amortització, en funció de la jurisdicció governamental en què resideixi el client, de manera que heu d’evitar cartes d’amortització excessivament estridents.
No és el mateix una carta de confusió que una declaració de final de mes. S’envia un extracte a tots els clients que tinguin factures pendents a final de mes. L'extracte inclou totes les factures que encara no s'han pagat, encara que encara no s'hagin de pagar. La declaració no es considera assetjament, sinó més aviat una simple declaració de comptes a partir d’un moment determinat. Tot i això, encara es considera una eina de cobrament, ja que pot donar lloc a consultes dels clients sobre factures que no tenen als seus registres i que, per tant, no haurien pagat.
