Definició de nòmines
La nòmina és el procés de proporcionar compensació als empleats pels seus esforços en nom d’una empresa. Normalment el gestiona el departament de comptabilitat o el departament de recursos humans. Actualment, moltes organitzacions subcontracten la major part del seu processament de nòmines a un tercer especialitzat en aquesta activitat. La funció de processament de nòmines implica els passos següents:
Recopilar informació sobre les hores treballades. Els treballadors que reben una remuneració horària envien les hores treballades, normalment mitjançant un sistema de cronometratge, com ara un rellotge de cronometratge, un rellotge de temps informatitzat, un lloc de seguiment de l’hora basat en Internet o fins i tot un telèfon mòbil. Això no és necessari per als empleats que reben salaris, ja que se'ls paga una quantitat fixa en cada període de temps.
Obtenir l’aprovació de les hores treballades. Els supervisors dels treballadors per hora revisen la informació horària presentada i aproven les hores treballades o demanen als empleats que corregeixin els errors.
Calculeu el sou. Per als treballadors que es paguen per hora, multipliqueu les hores treballades per les seves tarifes de retribució per hora, ajustades a les hores extres, pagueu diferencials per torns treballats o paga per tasques perilloses. Es tracta d’una quantitat estàndard per als assalariats. El resultat d’aquest pas és el sou brut que es paga a cada empleat.
Calculeu les deduccions. Calculeu les deduccions fiscals a la seguretat social i l'assistència mèdica del salari brut, així com qualsevol altra deducció per retencions d'impostos sobre la renda, pensions, assegurances mèdiques, quotes sindicals, contribucions benèfiques, etc. El resultat d’aquest pas és el sou net que s’ha de pagar a cada empleat.
Crear pagaments. Això implica generalment introduir la informació de pagament en un sistema informàtic o enviar-la a un processador de nòmines de tercers, cosa que dóna lloc a xecs de pagament, ingressos directes o pagaments a una targeta de dèbit de nòmina.
Hi ha un risc considerable de grans sancions imposades pel govern si els impostos sobre la nòmina i les retencions relacionades no es remeten al govern d’acord amb un estricte calendari de pagaments. Aquesta és una preocupació important per als propietaris de petites empreses, ja que els pagaments en efectiu s’han de fer a temps. Una bona manera d’evitar el risc de perdre aquestes remeses fiscals és subcontractar la nòmina a un servei de processament de nòmines de tercers, que remet els fons en nom de l’empresa.
Hi ha una varietat de bones pràctiques de nòmina que es poden aplicar a la racionalització del procés de nòmina, que d’una altra manera pot ser un procés que requereix molt de temps i que requereix una quantitat excessiva de temps del personal i que pot provocar un gran nombre d’errors.
El concepte de nòmina es pot estendre al pagament dels contractistes, tot i que aquests pagaments es fan mitjançant el sistema de comptes a pagar en lloc del sistema de nòmines.
