Conceptes de comptabilitat sense papers
La comptabilitat sense paper implica un processament de transaccions completament electrònic, sense paper en cap procés empresarial. La intenció és racionalitzar els processos, reduir les taxes d’errors de transaccions i eliminar l’emmagatzematge de documents. Tot i això, això és més que un concepte que una realitat en la majoria d’organitzacions. En el seu lloc, les empreses tendeixen a avançar en la direcció general de les operacions sense paper amb el pas del temps implementant una sèrie de millores sense paper als sistemes existents. La forma més senzilla de fer-ho és externalitzant alguns processos a tercers que han ideat solucions sense paper. Per exemple:
Informes de despeses. Una de les opcions sense paper més populars és que els empleats accedeixin a un lloc web especialitzat en el reembossament d’informes de despeses. Introdueixen la informació de l'informe de despeses segons sigui necessari, reenvien versions electròniques dels seus rebuts si el sistema ho sol·licita i són pagats per ACH. Cap documentació no arriba mai a l’empresa.
Lockbox. Els clients poden enviar pagaments amb xecs a una caixa de seguretat gestionada pel banc d’una empresa. El banc escaneja els xecs i publica aquesta informació en un lloc web segur, al qual el caixer de l’empresa accedeix cada dia per extreure informació de pagament.
Nòmina. Els empleats poden introduir el temps treballat a través d’un portal en línia, després del qual el proveïdor processa la nòmina i emet un pagament ACH als empleats.
Deutors. El personal a pagar pot introduir els comptes a pagar en un lloc web controlat per un banc, designar quins articles es pagaran i emetre els pagaments bancaris ACH.
També és possible tenir una comptabilitat sense papers amb processos interns, tot i que això sol ser possible només quan hi ha un sistema a tota l’empresa. Si és així, es poden iniciar transaccions en altres departaments i el sistema notifica automàticament al personal comptable que cal fer alguna acció. Per exemple, el departament d’enviaments envia mercaderies i el programari notifica a l’empleat de facturació que emeti una factura; no s’envia cap avís d’enviament en paper a l’empleat de facturació.
També és possible dedicar-se a la comptabilitat sense papers fins a cert punt escanejant documents a una base de dades en línia, que després es vincula a transaccions específiques del sistema comptable. No obstant això, pot haver-hi una quantitat considerable de mà d’obra implicada en l’escaneig i és possible que encara es conservin els documents originals. En conseqüència, la digitalització de documents existents no tracta realment del concepte bàsic de comptabilitat sense paper, que és no tenir documents per començar.
