Tipus d’errors d’inventari
Els errors d’inventari poden fer que el saldo final de l’inventari sigui incorrecte, cosa que al seu torn afecta el cost dels béns venuts i els beneficis. Tenint en compte l’impacte greu dels errors d’inventari en els estats financers, s’hauria de tenir en compte els tipus d’errors que es poden produir en un sistema d’inventari. Aquests són alguns dels errors més freqüents que cal tenir en compte:
Recompte d’unitats incorrecte. Potser l’error més evident és quan el recompte físic de l’inventari és incorrecte, cosa que resulta en una quantitat d’inventari excessivament alta o baixa que es tradueix en un error de valoració quan el multipliqueu pel cost unitari.
Unitat de mesura incorrecta. És quan compteu una quantitat determinada i l’introduïu als registres comptables, però la unitat de mesura designada al fitxer principal de l’element és diferent de la que assumíeu. Per tant, pot ser que compteu en quantitats unitàries individuals, però la unitat de mesura de l'ordinador s'estableix en dotzenes, de manera que la vostra quantitat ara és incorrecta per un factor de dotze. Altres variacions són utilitzar polzades en lloc de centímetres o unces en lloc de lliures.
Cost estàndard incorrecte. En un sistema de costos estàndard, emmagatzemeu el cost estàndard d’un article al fitxer mestre d’elements. Si ningú no ajusta aquest número perquè coincideixi amb els costos reals, l'inventari es valorarà a un cost que no coincideixi amb els costos reals.
Capes d’inventari incorrectes. Si utilitzeu un sistema de capes de costos d’inventari, com ara FIFO o LIFO, el sistema ha d’assignar un cost a un article en funció de la capa d’inventari on es troba. Aquí són possibles errors del sistema. Si ho feu manualment, podeu assumir una gran proporció d'errors d'operador.
Número de peça incorrecte. Podeu suposar que alguna cosa que esteu comptant té un número de peça determinat i assignareu el recompte d’inventari a aquest número de peça al sistema informàtic. Però, i si realment té un número de peça diferent? Aleshores acabeu de fer el doble error d’imposar el recompte correcte a la part equivocada i de no assignar cap recompte al número de peça correcte.
Recompte de cicles error d’ajust. Un comptador de cicles pot trobar un error en el recompte d’inventari i fer un ajust als registres comptables per solucionar-lo. Això és un problema si ja hi ha una entrada que encara no s'ha publicat al sistema, que ja hauria corregit l '"error". Aquest retard transaccional pot causar problemes importants quan hi ha un sistema de recompte de cicles actiu.
Inventari propietat del client. És possible que els clients tinguin part del seu inventari a la vostra ubicació, de manera que, per error, podeu comptar-lo com si fos el vostre propi inventari.
Inventari de consignes. És possible que tingueu inventari en enviaments als minoristes i us oblideu de comptar-lo.
Tall incorrecte. És possible que l’inventari arribi al moll receptor durant un recompte físic, de manera que l’incloeu al recompte. El problema és que és possible que la factura del proveïdor corresponent encara no hagi arribat al departament de comptabilitat, de manera que acabeu de registrar un inventari sense cap cost.
Desequilibri de transferència. El sistema d’inventari es pot configurar per exigir-vos que reduïu la quantitat d’inventari en un departament i que augmenteu per separat la quantitat d’inventari en un altre departament quan feu la transferència d’inventari a l’empresa. Si en feu un però no l’altre, teniu el mateix article d’inventari comunicat en dos llocs alhora, o bé no es troba en cap lloc.
Alleujament incorrecte de la ferralla en contrafluixar. El backflushing permet reduir els saldos dels registres d’inventari en funció del nombre d’unitats de productes acabats produïts. Es basa en el supòsit que les quantitats estàndard de components que figuren a la llista de materials són correctes; tanmateix, si la ferralla i el deteriorament són diferents, llavors es retiraran les quantitats unitàries incorrectes dels registres d'inventari. Necessiteu un sistema d’informació de ferralla excel·lent per mitigar aquest problema.
Si un error d'inventari ha provocat un augment de la quantitat registrada d'inventari final, això significa que el cost dels béns venuts és subestimat, de manera que els beneficis són exagerats. Per contra, si un error d’inventari ha provocat una disminució de la quantitat registrada d’inventari final, això significa que el cost dels béns venuts és exagerat, de manera que els beneficis són subestimats.
