cdestem.com

El procediment de reconeixement d’actius

Una de les àrees en què un procediment pot ser força útil és el reconeixement inicial d’un actiu fix al sistema comptable, ja que es tracta d’una transacció relativament complicada. A continuació, es descriu el procediment per completar el procés de reconeixement d’actius:

1. Determineu la unitat base. Determineu la unitat base de l’actiu. Aquesta determinació es basa en diversos factors, com ara si la vida útil de diversos components del recurs és significativament diferent, a quin nivell preferiu fer un seguiment físic del recurs i la rendibilitat del seguiment d’actius a diversos nivells de detall. .
2. Cost de compilació. Compileu el cost total de la unitat base. Es tracta de qualsevol cost incorregut per adquirir la unitat base i portar-la a la condició i a la ubicació previstes per al seu ús. Aquestes activitats poden incloure la construcció de la unitat base, els costos de compra i activitats administratives i tècniques relacionades.
3. Coincidència amb el límit de majúscules. Determineu si el cost total de la unitat base supera el límit de capitalització corporativa. Si no és així, carregueu la despesa en concepte de despesa segons s'hagi produït. En cas contrari, continueu amb el pas següent.
4. Assigna a la classe de recursos. Assigneu la unitat base a la classe d’actius més adequada per a la qual hi hagi una categoria de llibres generals (com ara mobles i accessoris, material d’oficina o vehicles).
5. Crea una entrada de diari. Creeu una entrada de diari que carregui el compte d’actius per a la classe d’actius adequada i acrediti el compte de despeses en què s’havia emmagatzemat originalment el cost de la unitat base.

El procediment de creació de registres de recursos fixos

Els tipus exactes d’informació registrada per a un actiu fix variaran segons el negoci, cosa que significa que és possible que calgui ajustar el procediment següent. El següent procediment de mostra està destinat a la gravació d’un actiu de fabricació.

1. Crea un registre. Creeu un registre nou per al recurs i assigneu-li el següent número de registre seqüencial. Si s’enregistra en un sistema informàtic, el programari assignarà el número de registre. Si no és així, ho farà el comptable d’immobilitzat.
2. Escriviu una descripció. Descriviu el recurs en una frase. Si aquest recurs és similar als actius d'altres empreses, utilitzeu el mateix format de descripció. En cas contrari, considereu utilitzar una descripció proporcionada pel fabricant.
3. Introduïu el número de l'etiqueta. Enumereu el número a l’etiqueta proporcionada per l’empresa (si n’hi ha) que s’ha col·locat a l’equip. Si no s'ha utilitzat cap etiqueta, introduïu "Sense etiqueta".
4. Introduïu el número de sèrie. Introduïu el número de sèrie proporcionat pel fabricant a l'equip. Si no trobeu el número de sèrie, poseu-vos en contacte amb el fabricant per saber on s’hauria de localitzar. Si no hi ha cap número de sèrie, introduïu "Sense número de sèrie".
5. Tingueu en compte la ubicació del recurs. Tingueu en compte la ubicació del recurs. Sempre que sigui possible, especifiqueu la ubicació com a mínim per edifici i, preferiblement, per habitació. Si es troba a la zona de producció, especifiqueu el centre de treball on es troba.
6. Assignar responsabilitats. Indiqueu el nom o, com a mínim, el títol de càrrec de la persona responsable del bé.
7. Anoteu la data d'adquisició. Indiqueu el mes i l'any en què el recurs estava preparat per al seu ús previst i si realment es va utilitzar a partir d'aquesta data.
8. Introduïu el cost. Introduïu el cost inicial capitalitzat total de l’actiu. Hauria de coincidir amb l’import registrat al llibre major o diari d’actius fixos de l’actiu. No utilitzeu l'import que figura a la factura del proveïdor, ja que és possible que s'hagin afegit altres costos. Aquest pas suposa que el programari d’immobilitzat no té informació interfaçada directament amb el llibre major o el diari d’immobilitzat.
9. Assigna a la classe de recursos. Assigneu l’actiu a una classe d’actius comparant-ne les característiques amb les classes d’actius estàndard que utilitza l’empresa. En cas de dubte, reviseu els actius relacionats per determinar les classes a les quals estaven assignats. Aquest és un pas important, ja que les vides útils i els mètodes d’amortització sovint s’assignen automàticament, en funció de la classe d’actius.
10. Introduïu la vida útil. Si el sistema no assigna automàticament una vida útil en funció de la classe d’actius, indiqueu la vida útil.
11. Aprova el registre. Feu que el controlador revisi i aprovi el fitxer. Corregiu els problemes assenyalats pel revisor.
12. Emmagatzemeu el registre. Si la informació s’enregistra en un sistema completament manual, emmagatzemeu-la per classe d’actius i, per tant, per número de registre als fitxers de registre d’actius fixos.

El procediment d'amortització

Hauria d’haver-se un procediment d’amortització detallat que especifiqui exactament com classificar cada actiu fix i com depreciar-lo en funció de la classe d’actius a la qual està assignat. El procediment bàsic és:

1. Assigneu una classe d’actius. Feu coincidir l’actiu fix amb les descripcions estàndard de classes d’actius de l’empresa. Si no esteu segur de la classe correcta que cal utilitzar, examineu els recursos ja assignats a les diferents classes o consulteu-lo amb el controlador.
2. Assigneu els factors d’amortització. Assigneu a l’actiu fix el mètode de vida útil i d’amortització normalitzat per a la classe d’actius de la qual forma part. Això s’assigna automàticament en alguns sistemes informàtics, en què l’assignació d’una classe d’actius assigna automàticament una vida útil i un mètode d’amortització a un actiu.
3. Determineu el valor de recuperació. Consulteu amb el personal de compres o d'enginyeria industrial per determinar si s'espera que l'actiu tingui un valor de recuperació al final de la seva vida útil. Si aquest valor de recuperació supera la política de valors mínims de recuperació de l’empresa, tingueu en compte al càlcul de l’amortització.
4. Crear càlcul d'amortització. Creeu el càlcul de l'amortització en funció de la vida útil i l'amortització obligatòria de la classe d'actius mitjançant el cost de l'actiu menys el valor de recuperació. Això es fa automàticament per als actius introduïts en un paquet de programari d’actius fixos, però d’una altra manera s’ha de generar manualment.
5. Imprimeix l'informe d'amortització. Imprimiu l'informe d'amortització, ordenat per classe d'actius.
6. Crea una entrada de diari. Creeu l'entrada del diari d'amortització mensual mitjançant la plantilla d'amortització estàndard. L’entrada estàndard consisteix en registrar un dèbit per la despesa d’amortització (total o per departament) i registrar un crèdit al compte d’amortització acumulat per a cada classe d’actiu. Aquesta informació prové dels totals de l'informe d'amortització.
7. Introduïu la transacció. Registre l’entrada del diari al programari de comptabilitat.
8. Arxiu de materials de còpia de seguretat. Adjunteu l'informe d'amortització al formulari d'entrada de diari i arxiveu-lo a la carpeta d'entrades de diari.

El procediment de transferència entre departaments

Si els actius fixos es desplacen habitualment entre departaments, hauria d’haver un procediment que garanteixi l’actualització dels registres relacionats. Els passos del procediment són:

1. Empleneu un formulari per identificar quin actiu s’està transferint d’un departament. Ha d'incloure el número únic d'etiqueta de recurs i una descripció general del recurs. El gerent d’aquest departament signa el formulari per reconèixer que l’actiu s’ha de traslladar a un altre lloc.
2. El gerent del departament que rep l’actiu també signa el formulari per confirmar la recepció.
3. Reenvieu el formulari al comptable d’immobilitzat, que accedeix al registre d’actius del sistema comptable i assigna l’actiu al departament receptor. El comptable també trasllada la despesa d’amortització relacionada al departament receptor.
4. Envieu còpies del formulari a tots dos gerents de departaments, per tal que constin.