Descomptes de compra realitzats
Els proveïdors ofereixen als seus clients descomptes a canvi de pagar les seves factures anticipadament. És important fer un seguiment dels descomptes de compra, ja que milloren directament els beneficis reduint la quantitat pagada als proveïdors. Per controlar si realment s’estan realitzant descomptes de compra, el personal comptable ha de:
- Reviseu les factures dels proveïdors per veure si ofereixen descomptes de pagament anticipat.
- Consulteu si és econòmic acceptar les condicions de descompte ofertes.
- Pagueu la factura abans, a canvi de les condicions de descompte ofertes.
El punt clau a mesurar és si realment s’han pres aquells termes que es consideren econòmics d’acceptar. Si els termes oferts no eren econòmics, no cal fer-ne un seguiment.
Per calcular el percentatge de descomptes de compra realitzats, dividiu l'import total dels descomptes de compra obtinguts per l'import total de descomptes disponibles que es consideren econòmics. La fórmula és:
Total de descomptes de compra realitzats ÷ Total de descomptes econòmics disponibles
Tingueu en compte que aquest mesurament no implica el nombre de transaccions de descompte de compra, sinó la quantitat en dòlars de les transaccions de descompte de compra. La diferència és que, si feu un seguiment del nombre de transaccions de descompte realitzades, es podria revelar (per exemple) una alta taxa d’èxit del 90%, però l’únic descompte que el departament de comptabilitat va oblidar fer era per un import enorme. Així, mesurant en funció de l'import en dòlars dels descomptes de compra realitzats, la mateixa situació podria (per exemple) haver revelat una taxa d'èxit del 10%. Per ser més precisos, la fórmula és:
Import total en dòlars dels descomptes adquirits ÷ Import total en dòlars dels descomptes econòmics disponibles
La informació necessària per al numerador es pot treure dels registres comptables. Tot i això, pot ser molt més difícil compilar la informació del denominador. Una font possible és el fitxer mestre del proveïdor.
Si la proporció de descomptes de compra realitzada és massa baixa, pot ser que sigui necessari reestructurar el procés de deutes per garantir que les ofertes de pagament anticipat es tractin amb més rapidesa. Una reconfiguració habitual del sistema consisteix a registrar totes les factures entrants directament al sistema de comptabilitat, abans d'enviar-les per a aprovacions. Una altra opció és centralitzar els comptes a pagar per a una empresa amb diverses ubicacions i que els proveïdors enviïn les factures directament a la ubicació central per a un processament més ràpid.
