Procediment de rebuts en efectiu
El procés de recepció d’efectiu està molt regimentat, perquè la tasca de processar xecs està carregada de controls. Són necessaris per assegurar-se que els xecs es registren correctament, es dipositen amb rapidesa i no es roben ni es modifiquen en cap lloc del procés. A continuació, es descriu el procediment per al processament de rebuts de xecs:
Registre de xecs i diners en efectiu. Quan arribi el lliurament diari de correu, registreu tots els xecs i efectius rebuts a la llista de rebuts de xecs de la sala de correu. Per a cada xec rebut, indiqueu al formulari el nom de la persona que paga, el número del xec i l'import pagat. Si el rebut era en efectiu, indiqueu el nom de la part que paga, comproveu el "efectiu?" caixa i l'import pagat. Un cop s'hagin completat totes les línies de comanda, introduïu el total general al camp "Rebuts totals" a la part inferior del formulari. Signeu el formulari i indiqueu la data de recepció dels xecs i diners en efectiu. A més, seleccioneu "només per ingrés" i el número de compte bancari de l'empresa a cada xec rebut; això fa que sigui més difícil per a algú extreure un xec i dipositar-lo en algun altre compte bancari.
Pagaments a termini. Introduïu tots els xecs, diners en efectiu i una còpia de la llista de rebuts de xecs de la sala de correu en una bossa de correu segura de l’oficina. Feu-lo lliurar a mà al caixer del departament de comptabilitat. El caixer fa coincidir tots els articles de la bossa amb la llista de rebuts de comprovació de la sala de correu, inicia una còpia de la llista i retorna la còpia per correu interoficina a la sala de correu. El personal de la sala de correu arxiva la còpia inicial per data.
Aplicar efectiu a les factures. Accediu al programari de comptabilitat, consulteu les factures impagades del client corresponent i apliqueu l’efectiu a les factures que s’indiquen a l’avís de remeses que acompanya cada pagament del client. Si no hi ha cap indicació de quina factura s’ha d’acreditar, registreu el pagament en un compte de suspens independent o bé com a no aplicat, però dins del compte del client de qui ha vingut. En aquesta última situació, feu una fotocòpia del xec i conserveu-lo a efectes de sol·licitud en una data posterior, de manera que el xec encara es pugui dipositar en la data actual.
Registrar altres efectius (opcional). De vegades arribaran alguns diners en efectiu o xecs que no estiguin relacionats amb comptes a cobrar sense pagar. Per exemple, pot haver-hi un prepagament per part d’un client o la devolució d’un dipòsit. En aquests casos, anoteu el rebut al sistema comptable, juntament amb la documentació adequada del motiu del pagament.
Dipòsit en efectiu. Anoteu tots els xecs i diners en efectiu en un taló de dipòsit. Compareu el total de la butlleta de dipòsit amb l’import indicat a la llista de rebuts de xecs de la sala de correu i concileu les diferències. A continuació, guardeu els xecs i diners en efectiu en una bossa tancada i transporteu-los al banc.
Coincidència amb el rebut bancari. Després de rebre els xecs i diners en efectiu, el banc emet un rebut. Algú que no sigui el caixer hauria de comparar aquest rebut amb l’import del taló de dipòsit i conciliar les diferències. Pot ser útil grapar el rebut a una còpia del taló de dipòsit i arxivar els documents, com a prova que s’ha completat el pas corresponent.
