Com registrar un pagament amb targeta de crèdit
L’enregistrament d’un pagament amb targeta de crèdit implica l’entrada detallada d’informació d’un extracte de targeta de crèdit al sistema comptable d’una empresa. Quan un processador de targetes de crèdit envia un extracte de targeta de crèdit a una empresa, es presenta essencialment una gran factura que inclou moltes línies de comanda per a una àmplia gamma de compres. Com que el contingut de l'extracte pot ser tan variat, és difícil assignar un únic codi de càrrec per defecte al compte (com es fa amb la majoria dels altres proveïdors, que solen associar-se a un petit nombre de compres). En lloc d’això, el personal d’introducció de dades de comptes a pagar ha d’obrir-se camí en cadascun d’aquests extractes i assignar manualment codis de càrrec a cada partida, en funció del tipus de despesa. Una alternativa és reenviar aquests extractes als usuaris de la targeta i fer-los emplenar la informació necessària, tot i que aquest enfocament tendeix a retardar la tramitació dels pagaments.
Es pot subministrar al personal per pagar els comptes una llista estàndard de comptes als quals s’assignen els articles carregats, ja que hi ha una regularitat justa en els tipus d’articles comprats amb targeta de crèdit. Alguns exemples d’articles de compra habitual són:
Viatges i entreteniment
Material d'oficina
Cost dels bens venuts
Subscripcions
La compensació de l’entrada de despeses de qualsevol dels elements anteriors és el compte de comptes a pagar.
Un cop registrat al sistema de comptes a pagar, finalment es fa un pagament amb xec en l'import indicat a l'extracte de la targeta de crèdit (més o menys els ajustaments), on hi ha un dèbit al compte a pagar i un crèdit al compte d'efectiu. A continuació, l’avís de remeses s’elimina de l’extracte, s’adjunta al xec i s’envia per correu al processador de la targeta de crèdit. A continuació, el personal a pagar adjunta una còpia de xec a la part restant de l’extracte de la targeta i l’envia per mesos.
El procés de comptabilitat de la targeta de crèdit que s’indica aquí s’ha de repetir exactament cada mes. En cas contrari, fins i tot un sol extracte de targeta pot contenir una despesa tan gran que un processament incorrecte podria afectar notablement els resultats financers d’una organització.
