Responsabilitats del departament de comptabilitat

El departament de comptabilitat és responsable d’un gran nombre de funcions administratives dins d’una organització. Tot i que es consideren activitats de "back office", aquestes funcions són essencials per al bon funcionament d'una empresa. Les responsabilitats més habituals del departament de comptabilitat són les següents:

  • Facturacions. Un grup de facturació recopila informació dels departaments d’enviament i de comandes dels clients per crear factures que s’envien als clients de l’empresa.

  • Pressupost. El departament ajuda a la resta de l'empresa amb la formulació d'un pressupost per a tota l'empresa, que s'utilitza per planificar les despeses de l'any vinent, inclosa la compra d'actius fixos.

  • Col·leccions. El departament de comptabilitat s’encarrega de fer un seguiment dels pagaments de factures vençuts dels clients i utilitza una varietat de mètodes per extreure’n el pagament, incloses cartes de trucades, trucades telefòniques i cartes d’advocat.

  • Estats financers. Un grup d’informació del departament crea entrades de diari d’ajust per ajustar els resultats financers inicials de l’empresa amb el marc comptable aplicable, escriu notes a peu de pàgina per acompanyar els estats financers i publica informes financers un cop finalitzat cada període d’informe.

  • Informes interns. Un personal de comptabilitat de costos pot proporcionar un valor considerable calculant la rendibilitat de diversos productes, línies de productes, serveis, clients, regions de vendes, botigues, etc. Les àrees d'anàlisi poden canviar regularment, de manera que la direcció pugui veure diferents aspectes del negoci, amb èmfasi en millorar els resultats financers.

  • Deutors. El personal a pagar recull les factures dels proveïdors i els informes de despeses dels empleats, verifica que els imports facturats estan autoritzats per al pagament i emet pagaments als destinataris en les dates previstes de pagament. Aquests empleats també vetllen pels descomptes de pagaments anticipats i els prenen si és econòmic.

  • Nòmina. Un grup especialitzat recopila informació sobre el temps treballat dels empleats, així com informació sobre la taxa de pagament del departament de recursos humans, calcula les deduccions fiscals i altres de la remuneració dels empleats i emet quantitats netes de salari als empleats, ja sigui en efectiu o mitjançant xecs, targetes de pagament o dipòsit directe.

  • Impostos. Un grup de comptables especialment capacitats calcula la quantitat d’ingressos imposables que és probable que generi l’empresa i remet periòdicament els pagaments de l’impost sobre la renda al govern, en funció d’aquest import estimat. El grup tributari també emet declaracions d’impostos en diverses altres àrees, com ara impostos sobre franquícies, impostos sobre vendes, impostos sobre l’ús i impostos sobre la propietat.

Hi ha diverses àrees addicionals en què hi ha alguna pregunta sobre quin departament hauria d'assumir la responsabilitat. Ells són:

  • Crèdit. La concessió de crèdit als clients es pot considerar una funció de tresoreria, però se sol col·locar dins del departament de comptabilitat en empreses més petites on no hi ha personal de tresoreria.

  • Recursos humans. La funció de recursos humans genera una gran quantitat de tràmits, alguns dels quals són utilitzats pel personal de nòmina per determinar la retribució bruta dels empleats i les deduccions. Aquesta funció es podria situar dins del departament de comptabilitat o mantenir-se com un departament completament separat, potser informant al director financer.

Probablement s’integrarà un gran nombre de responsabilitats de control a les àrees precedents.