Com conciliar els comptes a pagar
Abans de tancar els llibres al final de cada període de presentació d'informes, el personal comptable ha de verificar que el total detallat de tots els comptes pendents de pagar correspongui al saldo del compte de pagament establert al llibre major. En fer-ho, es garanteix que l’import dels comptes a pagar que s’informa al balanç és correcte. Això s’anomena reconciliació dels comptes a pagar. El procés de conciliació dels comptes a pagar inclou els passos següents:
Compareu el saldo final del compte a pagar al llibre major del període immediatament anterior amb l’informe detallat de comptes a pagar a l’edat al final del mateix període. Si aquests números no coincideixen, haureu de conciliar períodes anteriors abans d'intentar conciliar el període actual. Si la variància és poc significativa, pot ser acceptable procedir a la conciliació del període actual.
Reviseu el compte de llibres majors a pagar per veure si es van fer entrades de diari al compte durant el període d'informes actual. Si és així, documenteu aquests elements en un full de càlcul de conciliació.
Imprimiu l'informe final de comptes pendents de pagar per al període d'informes actual. Introduïu l'import total pendent d'aquest informe al full de càlcul de conciliació. En aquest punt, la reconciliació hauria de ser completa. Si encara hi ha una variància i no és una variància que es va produir en un període anterior, tingueu en compte els següents passos de conciliació addicionals:
Verifiqueu que el diari de comptes a pagar s’hagi publicat correctament al llibre major.
Verifiqueu que l’informe de comptes a pagar amb antiguitat s’hagi imprès un cop finalitzada tota la publicació.
Verifiqueu que el llibre major estigui configurat al període d’informe correcte.
Aquest procés de conciliació pot ser difícil quan es realitza per primera vegada. Tanmateix, un cop detectats tots els errors i realitzades les correccions, sol ser relativament fàcil actualitzar el document de conciliació en els períodes d'informes posteriors.
