Procediment de recollida
El personal de cobrament pot fer front a un gran nombre de factures vençudes. Si és així, el gestor de cobrament necessita un procediment per tractar amb els clients de manera estandarditzada per resoldre els problemes de pagament. El procediment detallat de recollida es mostra a continuació. El flux de processos que s’indica aquí només representa generalment les etapes d’interacció amb un client. Aquests passos es poden barrejar, completar o eliminar, en funció de l'estat de pagament de cada factura. Els passos següents són:
Assignar factures vençudes (opcional). Quan una factura hagi vencit el pagament, assigneu-la a un empleat de cobrament per a les activitats de cobrament.
Verifiqueu les deduccions permeses (opcional). Un client pot enviar un formulari que detalli una reclamació de deducció segons el pla de màrqueting de l’empresa. Si és així, verifiqueu la reclamació amb el responsable de màrqueting i compareu-la amb les deduccions del client. Si es pot rastrejar una deducció fins a la deducció permesa, envieu un formulari d’aprovació d’una nota de crèdit per compensar l’import de la deducció.
Emet cartes escandaloses. Utilitzeu el programari de comptabilitat per imprimir cartes a intervals fixos, amb cadascuna d’elles assenyalant les factures vençudes als clients. Reviseu les cartes i extraieu-ne les que ja estiguin en curs altres activitats de col·lecció. Envieu o envieu per correu electrònic les altres cartes a clients.
Inicieu el contacte directe. Si encara hi ha factures pendents pendents, truqueu als clients per discutir els motius de la falta de pagament. Després de cada trucada, registreu els detalls de la trucada, inclosa la data, la persona en què s’ha contactat, els motius de retard en el pagament i les promeses de pagament.
Liquidar els acords de pagament (opcional). Si és necessari acceptar un període de pagament més llarg, documenteu els termes dels pagaments a realitzar, així com els interessos a pagar i les garanties personals de pagament.
Ajusta el límit de crèdit (opcional). En aquest moment, el personal de cobrament hauria de disposar d’informació suficient sobre la situació financera d’un client per recomanar-lo al personal de crèdit si hi ha una reducció o finalització del límit de crèdit d’un client. El personal de crèdit és responsable de canviar un límit de crèdit: el personal de cobrament només proporciona informació.
Superviseu els pagaments segons els acords de liquidació (opcional). Si hi ha plans de pagament especials, compareu les dates de pagament programades amb les dates en què realment es reben els pagaments i poseu-vos en contacte amb els clients tan aviat com sembli que perdran una data de pagament programada. Aquest nivell de control és necessari per evitar que els clients retardin els seus pagaments.
Consulteu l'agència de cobrament. Un cop provades totes les altres tècniques de cobrament intern, canvieu les factures a una agència de cobrament. En aquest moment, el client hauria de situar-se en una llista de retenció de crèdit.
Demandar al client (opcional). Si han fallat totes les altres alternatives, reuniu-vos amb el personal jurídic de l’empresa per determinar si l’empresa té un cas suficient contra un client per guanyar-ne una sentència judicial. A més, el client hauria de disposar d’actius suficients per dictar qualsevol judici en contra. Si aquests problemes semblen favorables, autoritzeu el personal jurídic a iniciar una demanda.
Anul·leu el saldo restant. Si totes les tècniques de cobrament han fallat, empleneu un formulari d'aprovació de notes de crèdit en l'import de les factures que s'hauran de cancel·lar.
Conducta post mortem. Si hi ha hagut un problema específic amb els sistemes de l’empresa que ha provocat l’aparició d’un deute incorrecte, convoqueu una reunió de les persones més relacionades amb el problema per discutir una solució. Assigneu la responsabilitat dels elements d’acció, documenteu la reunió i planifiqueu les reunions de seguiment segons sigui necessari.
És més probable que el nou procediment de recollida el faci servir el procediment de recollida descrit. El personal amb més experiència hauria de permetre’s variar les seves activitats d’aquesta llista, en funció de les seves opinions sobre la millor manera de cobrar de determinats clients.
