cdestem.com

Un negoci utilitza un pressupost per establir expectatives d’ingressos i despeses en períodes futurs. El procés de preparació d’un pressupost hauria de ser molt regimentat i seguir un calendari establert, de manera que el pressupost complet estigui llest per utilitzar-lo a principis del proper exercici. En cas contrari, no hi haurà un pressupost tardà a fi de comparar-ho amb els resultats reals del proper exercici. Aquests són els passos bàsics a seguir:

1. Actualitzeu els supòsits pressupostaris. Reviseu els supòsits sobre l'entorn empresarial de l'empresa que es van utilitzar com a base del darrer pressupost i actualitzeu-los si cal.
2. Tingueu en compte el finançament disponible. Determineu la quantitat més probable de finançament que estarà disponible durant el període pressupostari, cosa que pot limitar els plans de creixement.
3. Punts de cost de pas. Determineu si es produiran costos de pas durant el període probable d'activitat empresarial en el proper període pressupostari i definiu l'import d'aquests costos i en quins nivells d'activitat s'incorreran.
4. Creeu un paquet pressupostari. Copieu les instruccions bàsiques de pressupost del paquet d'instruccions utilitzat l'any anterior. Actualitzeu-lo incloent-hi les despeses reals realitzades durant l'exercici actual i, a més, annualitzeu aquesta informació per a l'any en curs complet. Afegiu un comentari al paquet indicant informació sobre els costos dels passos, els colls d'ampolla i les limitacions de finançament previstes per al proper exercici pressupostari. Indiqueu també qualsevol pauta per a les sol·licituds de pressupost de capital.
5. Emet un paquet pressupostari. Emetre el paquet de pressupostos personalment, sempre que sigui possible, i respondre a qualsevol pregunta dels destinataris. Indiqueu també la data de venciment del primer esborrany del paquet pressupostari.
6. Obteniu previsions d’ingressos. Obteniu la previsió d’ingressos del gerent de vendes, valideu-la amb el director general i distribuïu-la als altres gerents de departaments. Utilitzen la informació sobre els ingressos almenys parcialment com a base per desenvolupar els seus propis pressupostos.
7. Obteniu pressupostos del departament. Obteniu els pressupostos de tots els departaments, comproveu si hi ha errors i compareu-los amb les restriccions de coll d'ampolla, finançament i costos per passos. Ajusteu els pressupostos segons sigui necessari.
8. Validar la compensació. Envieu les sol·licituds de compensació incloses als pressupostos del departament al gestor de recursos humans per validar-les. Això hauria d’incloure la comparació amb els rangs salarials i determinar si s’estan calculant correctament els impostos sobre la nòmina.
9. Validar els plans de bonificació. Feu que l’equip directiu valide els termes en què s’han acordat els plans de bonificació i si les condicions d’aquests acords són raonables. Si és més probable que no es produeixin pagaments de bonificació, incloeu-los al pressupost, juntament amb els impostos sobre la nòmina aplicables.
10. Obteniu sol·licituds de pressupost de capital. Valideu totes les sol·licituds de pressupost de capital i reenvieu-les a l’equip directiu amb comentaris i recomanacions. Feu coincidir l’informe de disposició d’immobilitzat fix per assegurar-vos que s’estan substituint els actius.
11. Actualitzeu el model de pressupost. Introduïu tota la informació del pressupost al model de pressupost principal. Verifiqueu que els tipus d’impost sobre la nòmina del model s’actualitzin per a l’exercici pressupostari. Actualitzeu la despesa d’amortització del model, basant-vos en la informació de sol·licitud de pressupost de capital i d’eliminació d’immobilitzat ja rebuda.
12. Reviseu el pressupost. Reuniu-vos amb l’equip directiu per revisar el pressupost. Ressalteu els possibles problemes de restricció i les limitacions causades per les restriccions de finançament. També proveu la validesa de les ràtios de rotació de comptes a cobrar, inventari i comptes a pagar en relació amb les mètriques històriques, així com les vendes per venedor. Tingueu en compte tots els comentaris fets per l’equip directiu i reenvieu aquesta informació als creadors del pressupost, amb sol·licituds de modificació dels pressupostos.
13. Processar iteracions pressupostàries. Feu un seguiment de les sol·licituds de canvi de pressupost pendents i actualitzeu el model de pressupost amb noves iteracions a mesura que arribin. Assegureu-vos d’actualitzar les despeses d’interessos estimades i els ingressos per interessos, ja que s’aclareix la part del finançament del pressupost.
14. Obteniu l’aprovació. Remetre el pressupost al consell d'administració perquè l'aprovi.
15. Emetre el pressupost. Creeu una versió limitada del pressupost i distribuïu-la a tots els destinataris autoritzats.
16. Carregueu el pressupost. Carregueu la informació del pressupost al programari financer perquè pugueu generar informes de pressupostos versus informes reals.
17. Verifiqueu el pressupost carregat. Compareu el pressupost carregat al programari de comptabilitat amb la versió aprovada del pressupost i ajusteu-lo per si hi ha cap error.
18. Bloqueja el pressupost. Inicieu la protecció amb contrasenya del model de pressupost. A més, creeu una còpia del model i arxiveu la còpia.