cdestem.com

La gestió per excepció és la pràctica d’examinar els resultats financers i operatius d’una empresa i només posar en coneixement de la direcció qüestions si els resultats representen diferències substancials respecte de l’import pressupostat o esperat. Per exemple, és possible que el controlador de l'empresa notifiqui a la direcció aquelles despeses que superin els 10.000 dòlars o un 20% més del que s'esperava.

L’objectiu del concepte de gestió per excepció és molestar només a la direcció amb les diferències més importants respecte a la direcció o resultats previstos del negoci. Presumiblement, els administradors passaran més temps atenent i corregint aquestes variacions més grans. El concepte es pot ajustar de manera que les variacions menors siguin cridades a l’atenció dels gestors de nivell inferior, mentre que una variació massiva s’informa directament a l’alta direcció.

Avantatges de la gestió per excepció

Hi ha diversos motius vàlids per utilitzar aquesta tècnica. Ells són:

• Redueix la quantitat de resultats financers i operatius que la direcció ha de revisar, que és un ús més eficient del seu temps.

• El redactor d'informes vinculat al sistema comptable es pot configurar per imprimir automàticament informes a intervals establerts que contenen els nivells d'excepció predeterminats, que és un enfocament d'informes mínimament invasiu.

• Aquest mètode permet als empleats seguir els seus propis enfocaments per aconseguir els resultats exigits en el pressupost de la companyia. La gestió només intervindrà si hi ha condicions d’excepció.

• Els auditors de la companyia realitzaran consultes sobre grans excepcions com a part de les seves activitats anuals d’auditoria, de manera que la direcció hauria d’investigar aquestes qüestions abans de l’auditoria.

Inconvenients de la gestió per excepció

Hi ha diversos problemes relacionats amb el concepte de gestió per excepció, que són:

• Aquest concepte es basa en l’existència d’un pressupost amb el qual es comparen els resultats reals. Si el pressupost no estava ben formulat, pot haver-hi un gran nombre de variacions, moltes de les quals són irrellevants, i que perden el temps de qualsevol persona que les investigui.

• El concepte requereix l’ús d’analistes financers que preparen resums de variància i presenten aquesta informació a la direcció. Per tant, cal una capa addicional de despeses generals corporatives perquè el concepte funcioni correctament. A més, és possible que un analista incompetent no reconegui un problema potencialment greu i no el posi en coneixement de la direcció.

• Aquest concepte es basa en el sistema de comandament i control, on es controlen les condicions i es prenen les decisions d'un grup central de directius superiors. En lloc d’això, podríeu tenir una estructura organitzativa descentralitzada, on els gestors locals puguin controlar les condicions diàriament i, per tant, no necessitin un sistema d’informes d’excepció.

• El concepte suposa que només els gestors poden corregir les variàncies. Si una empresa s’estructurés de manera que els empleats de primera línia poguessin fer front a la majoria de les variacions tan aviat com sorgeixin, hi hauria poca necessitat de gestió per excepció.