conciliació bancària
Visió general de la conciliació bancària
Una conciliació bancària és el procés de fer coincidir els saldos dels registres comptables d’una entitat d’un compte de caixa amb la informació corresponent d’un extracte bancari. L'objectiu d'aquest procés és determinar les diferències entre tots dos i reservar els canvis en els registres comptables segons correspongui. La informació de l’extracte bancari és el registre bancari de totes les transaccions que van afectar el compte bancari de l’entitat durant el darrer mes.
Cal fer una conciliació bancària periòdicament per a tots els comptes bancaris, per garantir que els registres de caixa d’una empresa siguin correctes. En cas contrari, es pot trobar que els saldos d’efectiu són molt inferiors a l’esperat, cosa que comporta rebots de xecs o comissions de descobert. Una conciliació bancària també detectarà alguns tipus de frau després del fet; aquesta informació es pot utilitzar per dissenyar millors controls sobre la recepció i el pagament de diners en efectiu.
Si hi ha tan poca activitat en un compte bancari que realment no cal una reconciliació bancària periòdica, us hauríeu de preguntar per què fins i tot existeix el compte. Pot ser millor rescindir el compte i convertir qualsevol fons residual en un compte més actiu. En fer-ho, pot ser més fàcil invertir els fons residuals, així com controlar l’estat de la inversió.
Com a mínim, realitzeu una conciliació bancària poc després de finalitzar cada mes, quan el banc envia a la companyia un extracte bancari que conté el saldo inicial d’efectiu del banc, les transaccions realitzades durant el mes i el saldo efectiu final. És encara millor dur a terme una conciliació bancària cada dia, basant-se en la informació actualitzada del banc, que hauria de ser accessible al lloc web del banc. En completar una conciliació bancària cada dia, podreu detectar i corregir problemes immediatament. En particular, una reconciliació diària ressaltarà els dèbits ACH del compte que no heu autoritzat; llavors podeu instal·lar un bloc de dèbit al compte per evitar que es facin servir aquests dèbits ACH per retirar fons del compte sense el vostre permís.
És extremadament improbable que el saldo de caixa final de la companyia i el saldo de caixa final del banc siguin idèntics, ja que probablement hi hagi múltiples pagaments i dipòsits en trànsit en tot moment, així com comissions de servei bancari (per acceptar xecs, registrar dipòsits, etc.) quart), sancions (normalment per descoberts) i dipòsits de fons no suficients que l’empresa encara no ha registrat.
El procés essencial per a la conciliació bancària és començar amb el saldo de caixa final del banc, afegir-hi els dipòsits en trànsit de l’empresa al banc, restar els xecs que encara no hagin liquidat el banc i sumar o deduir qualsevol altre articles. A continuació, aneu al saldo de caixa final de la companyia i deduïu-ne les comissions de servei bancari, els xecs NSF i les penalitzacions i afegiu-hi els interessos obtinguts. Al final d'aquest procés, el saldo bancari ajustat hauria de ser igual al saldo de caixa ajustat final de l'empresa.
Terminologia de conciliació bancària
Els termes clau que cal tenir en compte quan es tracta d’una reconciliació bancària són:
Dipòsit en trànsit. Efectiu i / o xecs que ha rebut i registrat una entitat, però que encara no s’han registrat als registres del banc on l’entitat diposita els fons. Si això es produeix al final del mes, el dipòsit no apareixerà a l'extracte bancari i, per tant, es convertirà en un element conciliador de la conciliació bancària. Un dipòsit en trànsit es produeix quan un dipòsit arriba al banc massa tard perquè es pugui registrar aquell dia, o si l’entitat envia el dipòsit per correu electrònic al banc (en aquest cas, un flot de correu de diversos dies pot provocar un retard) o l'entitat encara no ha enviat el dipòsit al banc.
Xec excepcional. Un pagament amb xec que ha registrat l’entitat emissora, però que encara no ha liquidat el seu compte bancari com a deducció de diners en efectiu. Si encara no ha liquidat el banc a finals de mes, no apareixerà a l'extracte bancari de final de mes, així com un element conciliador de la conciliació bancària de final de mes.
Comprovació NSF. Un xec que el banc de l'entitat emissora del xec no ha atorgat, ja que el compte bancari de l'entitat no conté fons suficients. NSF és un acrònim de "fons insuficients". A l'entitat que intenti cobrar un xec NSF se li pot cobrar una comissió de processament pel seu banc. Certament, l'entitat que emeti un xec NSF cobrarà una comissió pel seu banc.
Procediment de conciliació bancària
El següent procediment de conciliació bancària suposa que esteu creant la conciliació bancària en un paquet de programari de comptabilitat, cosa que facilita el procés de conciliació:
Introduïu el mòdul de programari de conciliació bancària. Apareixerà un llistat de xecs i dipòsits no compensats.
Marqueu al mòdul de conciliació bancària tots els xecs que figuren a l’extracte bancari com que han liquidat el banc.
Marqueu al mòdul de conciliació bancària tots els dipòsits que figuren a l’extracte bancari com que han liquidat el banc.
Introduïu com a despeses tots els càrrecs bancaris que apareixen a l'extracte bancari i que encara no s'han registrat als registres de l'empresa.
Introduïu el saldo final a l’extracte bancari. Si el saldo comptable i bancari coincideix, publiqueu tots els canvis registrats a la conciliació bancària i tanqueu el mòdul. Si els saldos no coincideixen, continueu revisant la conciliació bancària per obtenir elements de conciliació addicionals. Cerqueu els elements següents:
Xecs registrats als registres bancaris per un import diferent del registrat als registres de l’empresa.
Dipòsits registrats als registres bancaris per un import diferent del registrat als registres de la companyia.
Xecs registrats als registres bancaris que no consten gens als registres de la companyia.
Dipòsits registrats als registres bancaris que no consten gens als registres de la companyia.
Transferències bancàries d’entrada de les quals s’ha extret una taxa d’elevació.
Problemes de conciliació bancària
Hi ha diversos problemes que sorgeixen contínuament com a part de la conciliació bancària i que heu de tenir en compte. Ells són:
Xecs no esborrats que continuen sense presentar-se. Hi haurà un nombre residual de xecs que, o bé no es presentaran al banc durant molt de temps, o que no es presentaran mai per al pagament. A curt termini, els haureu de tractar de la mateixa manera que qualsevol altre xec no esborrat; només cal que els mantingueu a la llista de xecs no esborrats del vostre programari de comptabilitat, de manera que siguin un element conciliador continu. A la llarga, hauríeu de posar-vos en contacte amb el beneficiari per veure si mai van rebre el xec; probablement haureu d’anul·lar l’antic xec i emetre’n un de nou.
Els xecs anul·len el banc després d’haver estat anul·lats. Com es va assenyalar en el número especial anterior, si un xec no està clar durant molt de temps, probablement anul·larà el xec anterior i emetrà un xec de substitució. Però, i si el beneficiari cobra el xec original? Si l’heu anul·lat amb el banc, el banc hauria de rebutjar el xec quan es presenti. Si no l’heu anul·lat al banc, haureu de registrar el xec amb un crèdit al compte d’efectiu i un dèbit per indicar el motiu del pagament (com ara un compte de despeses, o un augment d’un compte d’efectiu o una disminució de un compte de passiu). Si el beneficiari encara no ha cobrat el xec de substitució, l’haureu d’anul·lar immediatament amb el banc per evitar un doble pagament. En cas contrari, haurà de procurar l’amortització del segon xec amb el beneficiari.
Es retornen els xecs ingressats. Hi ha casos en què el banc es negarà a ingressar un xec, normalment perquè es troba en un compte bancari situat en un altre país. En aquest cas, haureu d'invertir l'entrada original relacionada amb aquest dipòsit, que serà un crèdit al compte d'efectiu per reduir el saldo d'efectiu, amb el corresponent dèbit (augment) al compte a cobrar.
Una altra possibilitat que pot causar problemes és que les dates cobertes per l'extracte bancari hagin canviat, de manera que alguns articles s'incloguin o s'excloguin. Aquesta situació només s'hauria de produir si algú de l'empresa va sol·licitar al banc que modifiqués la data de tancament del compte bancari de l'empresa.
Exemple de conciliació bancària
ABC International tanca els seus llibres per al mes acabat el 30 d'abril. El controlador d'ABC ha de preparar una conciliació bancària basada en les qüestions següents:
L’extracte bancari conté un saldo bancari final de 320.000 dòlars.
L'extracte bancari conté un càrrec d'impressió de xecs de 200 dòlars per als nous xecs que la companyia va ordenar.
L'extracte bancari conté un càrrec de servei de 150 dòlars per operar el compte bancari.
L'extracte bancari rebutja un dipòsit de 500 dòlars a causa de la manca de fons i cobra a la companyia una comissió de 10 dòlars associada al rebuig.
L’extracte bancari conté ingressos per interessos de 30 dòlars.
ABC va emetre 80.000 dòlars de xecs que encara no han liquidat el banc.
ABC va dipositar xecs de 25.000 dòlars al final del mes que no es van ingressar a temps per aparèixer a l'extracte bancari.
El controlador crea la següent conciliació:
