Cost basat en l'activitat

El cost basat en activitats (ABC) és una metodologia per assignar amb més precisió els costos generals assignant-los a les activitats. Un cop assignats els costos a les activitats, els costos es poden assignar als objectes de costos que utilitzen aquestes activitats. El sistema es pot utilitzar per a la reducció específica dels costos generals. ABC funciona millor en entorns complexos, on hi ha moltes màquines i productes, i processos enredats que no són fàcils de solucionar. Per contra, és menys útil en un entorn racionalitzat on s’abreujen els processos de producció.

Flux del procés de costos basats en l’activitat

El cost basat en l’activitat s’explica millor recorrent els seus diferents passos. Ells són:

  1. Identifiqueu els costos. El primer pas d’ABC és identificar els costos que volem assignar. Aquest és el pas més crític de tot el procés, ja que no volem perdre el temps amb un abast de projectes excessivament ampli. Per exemple, si volem determinar el cost total d'un canal de distribució, identificarem els costos de publicitat i emmagatzematge relacionats amb aquest canal, però ignorarem els costos de la investigació, ja que estan relacionats amb productes, no amb canals.

  2. Carregueu grups de costos secundaris. Creeu agrupacions de costos per als costos ocasionats per proporcionar serveis a altres parts de l’empresa, en lloc de donar suport directament als productes o serveis d’una empresa. El contingut de les agrupacions de costos secundaris normalment inclouen serveis informàtics i salaris administratius i costos similars. Aquests costos s’assignaran posteriorment a altres grups de costos que es relacionen més directament amb productes i serveis. Pot haver-hi diversos grups de costos secundaris, en funció de la naturalesa dels costos i de com s’assignaran.

  3. Carregueu agrupacions de costos primaris. Creeu un conjunt de conjunts de costos per a aquells costos més estretament alineats amb la producció de béns o serveis. És molt comú tenir grups de costos separats per a cada línia de productes, ja que els costos solen produir-se en aquest nivell. Aquests costos poden incloure la investigació i el desenvolupament, la publicitat, l'adquisició i la distribució. De la mateixa manera, podeu plantejar-vos crear agrupacions de costos per a cada canal de distribució o per a cada instal·lació. Si els lots de producció tenen una durada molt variable, considereu la possibilitat de crear grups de costos a nivell de lot, de manera que pugueu assignar adequadament els costos en funció de la mida dels lots.

  4. Mesureu els motors d’activitat. Utilitzeu un sistema de recopilació de dades per recopilar informació sobre els controladors d’activitats que s’utilitzen per assignar els costos en grups de costos secundaris a grups de costos primaris, així com per assignar els costos en grups de costos primaris a objectes de cost. Pot ser costós acumular informació del controlador d’activitats, de manera que utilitzeu controladors d’activitats per als quals ja s’està recopilant informació, sempre que sigui possible.

  5. Assigneu els costos de les agrupacions secundàries a les agrupacions primàries. Utilitzeu els controladors d’activitats per repartir els costos dels grups de costos secundaris als grups de costos primaris.

  6. Càrrega de costos per costar objectes. Utilitzeu un controlador d’activitats per assignar el contingut de cada agrupació de costos primària a objectes de cost. Hi haurà un controlador d'activitat independent per a cada grup de costos. Per assignar els costos, dividiu el cost total de cada conjunt de costos per la quantitat total d’activitat del controlador d’activitat, per establir el cost per unitat d’activitat. A continuació, assigneu el cost per unitat als objectes de cost, en funció del seu ús del controlador d'activitat.

  7. Formular informes. Convertiu els resultats del sistema ABC en informes per al consum de gestió. Per exemple, si el sistema es va dissenyar originalment per acumular informació general per regió de vendes geogràfiques, informeu sobre els ingressos obtinguts a cada regió, tots els costos directes i les despeses generals derivades del sistema ABC. Això proporciona a la gestió una visió completa del cost dels resultats generats per cada regió.

  8. Actua sobre la informació. La reacció de gestió més comuna a un informe ABC és reduir la quantitat de motors d'activitat utilitzats per cada objecte de cost. Si ho feu, s’hauria de reduir la quantitat de despeses generals que s’utilitzen.

Ara hem arribat a una assignació completa ABC de costos generals a aquells objectes de cost que mereixen cobrar-se amb costos generals. En fer-ho, els administradors poden veure quins conductors d'activitat cal reduir per reduir la quantitat corresponent de costos generals. Per exemple, si el cost d’una única comanda de compra és de 100 dòlars, els administradors poden centrar-se en deixar que el sistema de producció faci automàticament ordres de compra o en utilitzar targetes de compra com a forma d’evitar les ordres de compra. Qualsevol de les dues solucions redueix les comandes de compra i, per tant, redueix els costos del departament de compres.

Usos del cost basat en activitats

L’avantatge fonamental d’utilitzar un sistema ABC és determinar amb més precisió com s’utilitza la despesa general. Un cop tingueu un sistema ABC, podeu obtenir millor informació sobre els problemes següents:

  • Costos d'activitat. ABC està dissenyat per fer un seguiment del cost de les activitats, de manera que podeu utilitzar-lo per veure si els costos de l'activitat estan d'acord amb els estàndards del sector. Si no, ABC és una excel·lent eina de retroalimentació per mesurar el cost continu de serveis específics, ja que la gestió se centra en la reducció de costos.

  • Rendibilitat del client. Tot i que la majoria dels costos incorreguts per a clients individuals són simplement costos de producte, també hi ha un component general, com ara nivells de servei al client inusualment alts, gestió de devolucions de productes i acords de màrqueting cooperatius. Un sistema ABC pot ordenar aquests costos generals addicionals i ajudar-vos a determinar quins clients realment obtenen un benefici raonable. Aquesta anàlisi pot provocar la retirada d'alguns clients no rendibles o l'èmfasi en aquells clients que obtinguin els beneficis més grans de l'empresa.

  • Cost de distribució. L’empresa típica utilitza diversos canals de distribució per vendre els seus productes, com ara venda al detall, Internet, distribuïdors i catàlegs de comandes per correu. La major part del cost estructural del manteniment d’un canal de distribució és general, de manera que si podeu fer una determinació raonable de quins canals de distribució utilitzen els serveis generals, podeu prendre decisions per modificar l’ús dels canals de distribució o fins i tot per eliminar canals no rendibles.

  • Marcar o comprar. ABC proporciona una visió completa de tots els costos associats a la fabricació pròpia d’un producte, de manera que pugueu veure amb precisió quins costos s’eliminaran si s’externalitza un article, i quins costos es mantindran.

  • Marges. Amb l'assignació general adequada d'un sistema ABC, podeu determinar els marges de diversos productes, línies de productes i filials senceres. Això pot ser molt útil per determinar on situar els recursos de l’empresa per obtenir els marges més grans.

  • Preu mínim. El preu del producte es basa realment en el preu que suportarà el mercat, però el gerent de màrqueting hauria de saber quin és el cost del producte, per evitar vendre un producte que perdrà diners a l’empresa per cada venda. ABC és molt bo per determinar quins costos generals s’han d’incloure en aquest cost mínim, en funció de les circumstàncies en què es venen els productes.

  • Cost de la instal·lació de producció. En general, és bastant fàcil separar els costos generals a tota la planta, de manera que podeu comparar els costos de producció entre diferents instal·lacions.

És evident que hi ha molts usos valuosos per a la informació proporcionada per un sistema ABC. Tanmateix, aquesta informació només estarà disponible si dissenyeu el sistema per proporcionar el conjunt específic de dades necessàries per a cada decisió. Si instal·leu un sistema ABC genèric i el feu servir per a les decisions anteriors, és possible que trobeu que no proporciona la informació que necessiteu. En última instància, el disseny del sistema ve determinat per una anàlisi cost-benefici de les decisions amb què voleu que ajudi i si el cost del sistema val la pena obtenir el benefici de la informació resultant.

Problemes amb el cost basat en activitats

Moltes empreses inicien projectes ABC amb la millor de les intencions, només per veure una proporció molt alta dels projectes fracassen o acaben en desús. Hi ha diversos motius per a aquests problemes, que són:

  • Volum del conjunt de costos. L’avantatge d’un sistema ABC és l’alta qualitat de la informació que produeix, però això comporta l’ús d’un gran nombre de grups de costos i, com més grups de costos hi hagi, major serà el cost de la gestió del sistema. Per reduir aquest cost, feu una anàlisi contínua del cost per mantenir cada conjunt de costos, en comparació amb la utilitat de la informació resultant. Si ho feu, s’hauria de reduir el nombre de grups de costos fins a proporcions manejables.

  • Temps d’instal·lació. Els sistemes ABC són notablement difícils d’instal·lar, ja que les instal·lacions plurianuals són la norma quan una empresa intenta instal·lar-lo a totes les línies de productes i instal·lacions. Per a aquestes instal·lacions tan completes, és difícil mantenir un alt nivell de gestió i suport pressupostari a mesura que passen els mesos sense que la instal·lació s'hagi completat. Les taxes d’èxit són molt més altes per a instal·lacions ABC més petites i orientades.

  • Fonts de dades de diversos departaments. Un sistema ABC pot requerir l'entrada de dades de diversos departaments i cadascun d'aquests departaments pot tenir prioritats més grans que el sistema ABC. Així, com més gran sigui el nombre de departaments implicats en el sistema, major serà el risc que les entrades de dades fallin amb el pas del temps. Aquest problema es pot evitar dissenyant el sistema perquè només necessiti informació dels gestors més solidaris.

  • Bases del projecte. Molts projectes ABC estan autoritzats en funció del projecte, de manera que la informació només es recull una vegada; la informació és útil per a la situació operativa actual de l’empresa i disminueix gradualment en utilitat a mesura que l’estructura operativa canvia amb el pas del temps. És possible que la direcció no autoritzi el finançament per a projectes addicionals d'ABC més endavant, de manera que l'ABC sol "fer-se" una vegada i després descartar-se. Per mitigar aquest problema, incorporeu la major part de l'estructura de recollida de dades ABC al sistema comptable existent, de manera que es redueixi el cost d'aquests projectes; a un cost inferior, és més probable que s’autoritzin projectes addicionals d’ABC en el futur.

  • Notificació de temps no utilitzat. Quan una empresa demana als seus empleats que informin sobre el temps dedicat a diverses activitats, tenen una forta tendència a assegurar-se que els imports reportats siguin iguals al 100% del seu temps. Tanmateix, hi ha una gran quantitat de temps lliure a la jornada laboral de qualsevol persona que pot implicar descansos, reunions administratives, jocs a Internet, etc. Els empleats solen emmascarar aquestes activitats repartint més temps a altres activitats. Aquestes xifres inflades representen una assignació errònia de costos al sistema ABC, de vegades per quantitats bastant substancials.

  • Conjunt de dades separat. Un sistema ABC poques vegades es pot construir per extreure tota la informació que necessita directament del llibre major. En lloc d’això, requereix una base de dades separada que obtingui informació de diverses fonts, només una de les quals existeix en comptes de llibres majors. Pot ser bastant difícil mantenir aquesta base de dades addicional, ja que requereix un temps extra de personal important per al qual pot ser que no hi hagi un pressupost adequat. La millor solució consisteix a dissenyar el sistema per requerir la quantitat mínima d'informació addicional diferent de la que ja està disponible al llibre major.

  • Ús orientat. Els avantatges d’ABC són més evidents quan la informació de comptabilitat de costos és difícil de distingir, a causa de la presència de múltiples línies de productes, les màquines que s’utilitzen per a la producció de molts productes, nombroses configuracions de màquines, etc., en altres paraules, en una producció complexa entorns. Si una empresa no opera en aquest entorn, pot gastar una gran quantitat de diners en una instal·lació ABC, només per trobar que la informació resultant no és excessivament valuosa.

L’ampli ventall de qüestions que s’han assenyalat aquí hauria de deixar clar que ABC tendeix a seguir un camí accidentat en moltes organitzacions, amb una tendència a que la seva utilitat disminueixi amb el pas del temps. Dels suggeriments de mitigació de problemes que s’han assenyalat aquí, el punt clau és construir un sistema ABC molt orientat que produeixi la informació més crítica a un cost raonable. Si aquest sistema arrela a la vostra empresa, tingueu en compte una expansió gradual, durant la qual només us expandireu si hi ha un benefici clar i demostrable en fer-ho. El pitjor que podeu fer és instal·lar un sistema ABC gran i ampli, ja que és car, té més resistència i és el que probablement fracassa a llarg termini.

Termes similars

El cost basat en l’activitat també es coneix com abc costing, el mètode abc i mètode abc costing.