Quan es produeixen les despeses?
Les despeses s’incorren quan es consumeix un recurs. Podeu consumir un recurs a través del pas del temps o utilitzant físicament un recurs. Per exemple, incorreria en una despesa:
Es lloga a través del pas del temps en un període de lloguer
Per depreciació a través del pas del temps durant la vida útil d’un actiu fix
Per a un producte quan es ven
Per a despeses immaterials, com ara subministraments d’oficina, se suposa que s’ha incorregut en una despesa tan aviat com es compren aquests articles, ja que és massa costós fer-ne un seguiment i registrar quan els articles es consumeixen en una data posterior.
No incórrer necessàriament en una despesa quan incorre en una obligació. Per exemple, quan el propietari d’una empresa signa un contracte d’arrendament en virtut del qual la seva empresa es compromet a pagar el lloguer de l’oficina durant els propers tres anys, el negoci ha incorregut en l’obligació d’incórrer en despeses. Tanmateix, realment no incorre en la despesa fins que no completa tots els períodes de lloguer (quan ha "consumit" la renda).
És possible incórrer en despeses sense tenir la factura o el pagament de la nòmina del proveïdor corresponent per registrar l’esdeveniment; això es produeix quan la factura del proveïdor encara no ha arribat o un empleat encara no ha estat pagat. En aquests casos, i si una empresa tanca els seus llibres al final del mes, hauria de acumular una despesa amb una entrada de diari per tal de registrar la despesa del mes en què es va produir. Des de la perspectiva de l’eficiència, no s’utilitzen les acumulacions de despeses si les despeses incorregudes són massa petites per ser significatives als resultats comunicats al compte de pèrdues i guanys.
Tampoc no es poden registrar les acumulacions de despeses si una empresa utilitza un tancament suau per tancar els llibres, en aquest cas probablement es produiran despeses en el següent període d'informe.
