Comptabilitat de base de caixa vs. base de meritació

La base de caixa i la base de meritació de la comptabilitat són dos mètodes diferents utilitzats per registrar les transaccions comptables. La principal diferència subjacent entre els dos mètodes es troba en el moment de la gravació de transaccions. Quan s’agrega al llarg del temps, els resultats dels dos mètodes són aproximadament els mateixos. A continuació es fa una breu descripció de cada mètode:

  • Base de caixa. Els ingressos es registren quan es reben diners de clients, i les despeses es registren quan es paga diners a proveïdors i empleats.

  • Base d'acumulació. Els ingressos es registren quan es guanyen i les despeses es registren quan es consumeixen.

La diferència de temps entre els dos mètodes es produeix perquè el reconeixement d’ingressos es retarda segons la base d’efectiu fins que els pagaments dels clients arriben a la companyia. De la mateixa manera, el reconeixement de les despeses en efectiu es pot endarrerir fins que es paga la factura del proveïdor. Per aplicar aquests conceptes, en teniu alguns exemples:

  • Reconeixement d’ingressos. Una empresa ven 10.000 dòlars de widgets ecològics a un client al març, que paga la factura a l’abril. Segons la base d’efectiu, el venedor reconeix la venda a l’abril, quan es rep l’efectiu. Segons la base de meritació, el venedor reconeix la venda al març, quan emet la factura.

  • Reconeixement de despeses. Una empresa compra 500 dòlars de material d’oficina al maig, que paga al juny. Segons la base d’efectiu, el comprador reconeix la compra al juny, quan paga la factura. Segons la base de meritació, el comprador reconeix la compra al maig, quan rep la factura del proveïdor.

La base d’efectiu només es pot utilitzar si una empresa no té més de 5 milions de dòlars de vendes a l’any (segons l’IRS). És més fàcil comptabilitzar les transaccions mitjançant la base d’efectiu, ja que no calen transaccions comptables complexes com ara meritacions i ajornaments. Donada la seva facilitat d’ús, la base d’efectiu s’utilitza àmpliament a les petites empreses. Tanmateix, el moment relativament aleatori dels ingressos i de les despeses en efectiu significa que els resultats reportats poden variar entre beneficis inusualment alts i baixos. La base d’efectiu també la solen utilitzar les persones quan fan un seguiment de les seves situacions financeres personals.

La base de meritació és utilitzada per totes les empreses més grans, per diversos motius. En primer lloc, es requereix el seu ús per a la presentació d’informes fiscals quan les vendes superen els 5 milions de dòlars. A més, els estats financers d’una empresa només es poden auditar si s’han preparat mitjançant la base de meritació. A més, és més probable que els resultats financers d’un negoci segons la base de la meritació coincideixin amb els ingressos i les despeses del mateix període de reportatge, de manera que es pugui discernir la rendibilitat real d’una organització. No obstant això, tret que s'inclogui un estat de fluxos d'efectiu als estats financers, aquest enfocament no revela la capacitat d'una empresa per generar efectiu.