Definició del document font
Un document d'origen és el document original que conté els detalls d'una transacció comercial. Un document font recull la informació clau sobre una transacció, com ara el nom de les parts implicades, els imports pagats (si n’hi ha), la data i el contingut de la transacció. Els documents d'origen solen identificar-se amb un número únic, de manera que es poden diferenciar en el sistema comptable. La numeració prèvia dels documents és particularment útil, ja que permet a una empresa investigar si falten documents.
Un cop s'ha registrat la informació d'un document d'origen al sistema comptable, el document d'origen s'indexa per facilitar-ne l'accés i s'arxiva. Els documents generats durant el darrer any s’emmagatzemen generalment in situ, amb documents antics emmagatzemats fora de lloc menys costosos.
Els documents d'origen són fonamentals per als auditors, que els utilitzen com a prova que les transaccions registrades s'han produït realment. Les empreses també utilitzen un document font com a prova quan tracten amb els seus socis comercials, normalment pel que fa a pagaments. Alguns exemples de documents font són:
Xec cancel·lat
Nota de crèdit
Fitxa de dipòsit
Informe de despeses
Factura
Formulari de sol·licitud de materials
Ordre de compra
Targeta de temps
Rebut de venda
A efectes probatoris, les imatges electròniques de documents d'origen són generalment acceptables, tot i que en alguns casos encara es pot requerir documentació en paper.
Normalment és necessari conservar els documents d'origen durant diversos anys. El Servei d’Ingressos Interns obliga els intervals de retenció d’alguns tipus de documents relacionats amb la nòmina. Si hi ha alguna pregunta sobre el període de conservació d'un document, consulteu amb un advocat expert.
