cdestem.com

Cal evitar les aprovacions tant com sigui possible en el procés de comptes a pagar. Hi ha un important coll d’ampolla a l’espera que un gestor aprovi una factura, així que utilitzeu tantes altres alternatives com sigui possible. Per exemple:

• Utilitzeu la comanda de compra com a aprovació. Si el departament de compres ja ha emès una ordre de compra, la mateixa ordre de compra hauria de ser la prova suficient que es pot pagar una factura.

• Elimineu les aprovacions per petites quantitats. Establir un import llindar de la factura, per sota del qual no cal aprovació.

• Utilitzeu aprovacions negatives. Envieu una còpia de la factura a un aprovador, amb instruccions per respondre només si hi ha algun problema amb la factura. El personal a pagar assumirà que totes les altres factures han estat aprovades per defecte.

• Obteniu aprovacions personalment. Si és absolutament necessari obtenir una aprovació, demaneu a una persona comptable que lliuri la factura a mà, respongui a les preguntes formulades per l'aprovador i torneu la factura signada. Fer-ho requereix molt de temps, però assegura que les factures es retornaran de manera oportuna.