cdestem.com

Un tancament virtual implica l’ús de sistemes de comptabilitat totalment integrats a tota l’empresa per produir estats financers en qualsevol moment i sota demanda. Aquest enfocament no només requereix sistemes de planificació de recursos empresarials (ERP), sinó també un gran esforç per assegurar que la informació subjacent sigui correcta. La inversió necessària és tan gran que poques vegades es veu un tancament virtual en empreses més petites. El tancament virtual requereix una atenció especial a les àrees següents:

• Comptabilitat centralitzada. És gairebé impossible aconseguir un tancament virtual sense una gran quantitat de centralització comptable combinada amb el programari ERP. Per contra, això significa que no podeu tenir operacions de comptabilitat repartides per tota l'empresa que operin amb programes de comptabilitat diferents.
• Comptabilitat normalitzada. Les transaccions comercials s'han de definir i tractar de la mateixa manera a tot arreu. En cas contrari, el personal comptable ha de dedicar temps a investigar les irregularitats de transaccions presentades per les diverses filials.
• Seguiment d'errors. Cal detectar els errors trobats i eliminar-ne les causes subjacents. En cas contrari, hi ha massa problemes amb els estats financers virtuals propers per confiar-hi molt.

És possible que els resultats d’un tancament virtual no siguin del tot exactes, ja que és difícil automatitzar algunes acumulacions de despeses, assignacions de costos i reserves.

Un tancament virtual es diferencia d'un tancament suau en què el tancament suau requereix un nombre limitat de passos de tancament; i a causa d'aquests passos de tancament, el tancament suau normalment només s'utilitza al final del mes. Com que un tancament virtual està essencialment automatitzat, no hi ha passos de tancament que us permetin executar estats financers durant qualsevol període de temps; per tant, són possibles els estats financers diaris.

La despesa i l'esforç a llarg termini necessaris per crear un tancament virtual no són una bona inversió en indústries de creixement més lent on hi ha poca competència nova i els cicles de productes són llargs. No obstant això, aquest cost pot valer la pena en la situació inversa, on l’entorn empresarial canvia amb gran rapidesa i la direcció pot utilitzar els estats financers diaris per fer correccions de curs en curs a la direcció general del negoci. Tanmateix, fins i tot en aquest darrer cas, un tancament virtual només val la pena esforçar-se si la direcció utilitza la informació per prendre decisions de manera oportuna; si no és així, un procés de tancament més tradicional pot ser una solució millor i menys costosa.