Disseny de sistemes de comptabilitat
El disseny de sistemes de comptabilitat
El sistema comptable és essencialment una base de dades d’informació sobre transaccions comercials. L’ús principal d’una base de dades és com a font d’informació, de manera que cal dissenyar el sistema comptable de manera que sigui rendible en proporcionar la informació necessària. Els factors clau en el disseny del sistema comptable són els següents:
Entrada simple o doble. Una empresa molt petita funciona simplement registrant rebuts i pagaments en efectiu al seu talonari. Es coneix com a sistema d’entrada única i només és adequat quan el propietari d’una empresa no té cap interès en conèixer l’import dels actius i passius que té una empresa. El sistema d’entrada única és extremadament simplista, però pot ser adequat. El sistema de doble entrada està dissenyat per registrar no només les vendes i les despeses, sinó també els actius, passius i fons propis, de manera que proporciona molta més informació. El sistema de doble entrada requereix més habilitat per registrar transaccions i és utilitzat per totes les organitzacions més grans.
Efectiu o meritació. La base de tresoreria de la comptabilitat només registra les transaccions a mesura que es reben o gasten efectius, mentre que la base de meritació registra les transaccions quan s’haurien de reconèixer, independentment dels canvis en efectiu. Cal que la base de meritació sigui compatible amb qualsevol dels marcs comptables, com ara els principis comptables generalment acceptats o les normes internacionals d’informació financera. Si espereu necessitar estats financers auditats en el futur, utilitzeu la base de meritació de la comptabilitat.
Estructura del codi de compte. L’estructura del codi del compte és la designació numèrica o alfanumèrica que s’atorga a cada compte en què s’emmagatzema la informació. Un codi de compte llarg, com ara un de set o més dígits, permet mantenir un registre específic. Tanmateix, també requereix més treball per mantenir i hi ha un major risc que la informació es codifiqui incorrectament en comptes equivocats. Per tant, en general és millor mantenir la complexitat (és a dir, la longitud) de l’estructura del codi del compte al mínim. Les organitzacions més petites poden trobar que només una estructura de codi de compte de tres dígits és suficient per registrar la informació, mentre que les entitats de divisions més grans poden requerir estructures de codi considerablement més complexes.
Comptes utilitzats. Heu de decidir quins comptes voleu crear. Com a mínim (per a un sistema de meritació de doble entrada), necessitareu comptes d’efectiu, comptes a cobrar, inventari, actius fixos, comptes a pagar, passius acumulats, patrimoni net, ingressos, cost dels béns venuts i despeses administratives. No obstant això, fins i tot una empresa més petita necessita diverses vegades aquest nombre de comptes per fer un seguiment adequat de les seves operacions. En particular, probablement serà necessari mantenir diversos comptes de despeses diferents, per tal d’examinar més de prop les despeses.
Representació divisional. Una empresa més gran pot adoptar un conjunt estàndard de comptes i replicar-los per a cadascuna de les seves filials. Això també pot ser necessari per a línies o instal·lacions de productes individuals. Aquest nivell de detall de gra fi és especialment comú quan una empresa opera un sistema de costos basat en l’activitat.
Informes. La informació emmagatzemada al sistema comptable s’ha d’agregar en un sistema d’informes que s’utilitzen per presentar els resultats financers i la posició d’una empresa o per proporcionar informes més específics de resultats financers. Molts d'aquests informes estan pre-empaquetats amb paquets de programari de comptabilitat, tot i que una empresa pot tenir necessitats especials que requereixin informes personalitzats.
Tràmits. Un sistema de comptabilitat no està operatiu fins que no hi hagi un conjunt de procediments que mostrin als usuaris com s’ha d’operar el sistema. Els més comuns d'aquests procediments solen documentar-se amb cert detall i impartir-se als empleats mitjançant sessions formatives formals.
Controls. Es necessiten diversos controls comptables per garantir que un sistema comptable funcioni de la manera prevista. Aquests controls seran específics de l’empresa i podran requerir la participació dels auditors de la companyia o d’un consultor extern per garantir que el conjunt de controls instal·lats siguin adequats per a les operacions del negoci.
Molts dels problemes que s’acaben d’assenyalar són tan fonamentals que els heu d’aconseguir des del principi o estar en perill d’haver de reconstruir tot el sistema comptable més endavant per adaptar-vos als canvis que siguin necessaris. En particular, el millor és adoptar immediatament un sistema de comptabilitat de doble entrada i comptabilitat de meritació.
