Comptabilitat de caixa petita
L’efectiu petit és una petita quantitat d’efectiu que es guarda a les instal·lacions de l’empresa per pagar les necessitats menors d’efectiu. Alguns exemples d’aquests pagaments són material d’oficina, targetes, flors, etc. L’efectiu petit s’emmagatzema en un calaix o caixa d’efectiu petit, a prop del lloc on més es necessita. Hi pot haver diverses ubicacions d’efectiu petit en un negoci més gran, probablement una per edifici o fins i tot una per departament. S’utilitza un sistema de comptabilitat independent per fer un seguiment de les transaccions amb efectiu petit.
El sistema de caixa petita
Per crear un fons d’efectiu petit, el caixer crea un xec de la quantitat del finançament assignat a un fons d’efectiu petit en particular (normalment uns quants centenars de dòlars). Com a alternativa, el caixer només podria comptar els diners en efectiu del fons d’efectiu petit, si hi ha prou bitllets i monedes al local. L’entrada inicial del diari de caixa petit és un dèbit al compte de caixa petit i un crèdit al compte de caixa.
A continuació, el depositari de diners en efectiu desemborsarà diners en efectiu del fons a canvi de rebuts relacionats amb la despesa que sigui. En aquest moment no hi ha cap entrada de diari; en canvi, el saldo en efectiu del fons de caixa petit continua disminuint, mentre que el nombre de rebuts continua augmentant. El total de rebuts i efectiu restant hauria de ser igual a l'import inicial del finançament en efectiu petit en tot moment. No obstant això, els errors de registre i el robatori poden resultar en una variació respecte a l'import inicial del finançament.
Quan el saldo en efectiu del fons d’efectiu petit cau a un nivell prou mínim, el depositari de diners en efectiu sol·licita més efectiu al caixer. Això pren la forma d’un resum de tots els rebuts que ha acumulat el guardià. El caixer crea un nou xec en l'import dels rebuts i canvia el xec pels rebuts. L’entrada del diari de caixa petita és un dèbit al compte de caixa petit i un crèdit al compte de caixa.
El guardià d’efectius menuts omple el calaix o caixa d’efectius menuts, que ara hauria de contenir l’import original d’efectiu designat per al fons. El caixer crea una entrada de diari per registrar els rebuts d’efectiu petit. Es tracta d’un abonament al compte d’efectiu petit i que probablement es carrega a diversos comptes de despeses diferents, com ara el compte de subministraments d’oficina (segons el que s’hagi comprat amb l’efectiu). El saldo del compte de caixa petit ara hauria de ser el mateix que l'import en què va començar.
En realitat, el saldo del compte d’efectiu petit és superior a la quantitat d’efectiu realment a la caixa, ja que l’efectiu de la caixa es paga contínuament. Tot i això, la diferència és tan petita que és totalment irrellevant als resultats dels estats financers. Per tant, la diferència només es concilia quan s’ha de reposar la caixa petita.
Exemple de comptabilitat en efectiu petit
Una empresa crea un fons d’efectiu petit i inicialment el finança amb 300 dòlars. L'entrada és:
