Documents d'origen
Els documents font són la base física sobre la qual es registren les transaccions comercials. Normalment, els documents font es conserven per utilitzar-los com a proves quan els auditors revisen els estats financers d’una empresa més tard i han de verificar que, de fet, s’han produït transaccions. Normalment contenen la informació següent:
Una descripció d'una transacció comercial
La data de la transacció
Una quantitat específica de diners
Una signatura autoritzadora
Molts documents font també s’estampen per indicar una aprovació o en què s’ha d’anotar la data actual o els comptes que s’utilitzaran per registrar la transacció subjacent.
Un document font no ha de ser un document en paper. També pot ser electrònic, com ara un registre electrònic de les hores treballades per un empleat, tal com s’introdueix en el sistema de cronometratge d’una empresa a través d’un telèfon intel·ligent.
Alguns exemples de documents font i les seves transaccions comercials relacionades que apareixen als registres financers són:
extracte de compte. Conté una sèrie d’ajustos al saldo comptable de l’empresa en efectiu disponible que l’empresa hauria de fer referència per alinear els seus registres amb els del banc.
Cinta registradora. Això es pot utilitzar com a prova de vendes en efectiu, que permeten registrar una transacció de venda.
Rebut de la targeta de crèdit. Això es pot utilitzar com a prova d’un desemborsament de fons procedents d’efectius menors.
Lockbox comprovar imatges. Aquestes imatges permeten enregistrar els rebuts d’efectiu dels clients.
Full d’embalatge. Es descriuen els articles que s’envien a un client i, per tant, s’admet la gravació d’una transacció de venda.
Comanda de venda. Aquest document, juntament amb un coneixement i / o una llista d’embalatge, es pot utilitzar per facturar un client, que al seu torn genera una transacció de venda.
Factura del proveïdor. Es tracta d’un document font que admet l’emissió d’un pagament en efectiu, xec o pagament electrònic a un proveïdor. Una factura del proveïdor també admet l'enregistrament d'una despesa, article d'inventari o actiu fix.
Targeta de temps. Això dóna suport a l'emissió d'un sou o pagament electrònic a un empleat. Si es facturen les hores dels empleats als clients, també és compatible amb la creació de factures dels clients.
Per exemple, una empresa es dedica a la consultoria. acumula informació de hores treballades de fulls de temps dels empleats, que després s’inclou a les factures dels clients que al seu torn donen lloc a la creació d’una transacció de venda i comptes per cobrar. Per tant, en aquesta situació, el full de temps és el document d'origen d'una transacció de venda.
Hi ha una sèrie de possibles controls que es poden utilitzar per reduir el risc que els documents d'origen no es registrin correctament en un sistema comptable. Un dels controls més habituals és numerar prèviament els documents, de manera que els documents que falten siguin més fàcils de localitzar. Un altre control és conciliar els saldos dels comptes amb els documents font justificatius per veure si alguns documents no s'han registrat o si algunes transaccions registrades als comptes no semblen tenir cap document font justificatiu.
Diverses normatives obliguen que alguns documents font es conservin durant diversos anys. També pot ser prudent conservar aquests documents independentment de la normativa, només per proporcionar proves en cas de demanda, o per proporcionar un millor servei al client. Per aquests motius, una empresa hauria d’adoptar una política de destrucció de documents que controli estrictament la trituració o qualsevol altra forma d’eliminació de documents font fins que hagin passat un nombre determinat d’anys.
