Definició de registres de nòmines
Els registres de nòmines contenen informació sobre la indemnització que es paga als empleats i qualsevol deducció de la seva nòmina. Aquests registres són necessaris pel personal de nòmina per calcular el sou brut i el sou net dels empleats. Els registres de nòmines normalment inclouen informació sobre els elements següents:
Paga de dol
Bonificacions
Comissions
Deduccions per pensions, prestacions, contribucions benèfiques, embargaments, plans de compra d’accions, etc.
Formularis d’autorització de dipòsit directe
Salaris bruts
Hores treballades
Pagaments de xecs manuals
Salaris nets pagats
Taxes salarials
Pagament per vacances i / o malaltia
La informació dels registres de nòmines tradicionalment s’emmagatzema en documents en paper, però també es pot enregistrar com a documents electrònics.
Els registres de nòmines es poden considerar un subconjunt de la informació emmagatzemada als registres de recursos humans, que pot contenir considerablement més informació que els articles relacionats només amb el pagament i les deduccions dels empleats.
El període de temps durant el qual s'han de conservar els registres de nòmines dependrà dels requisits governamentals. Normalment, el servei d’ingressos interns estableix un període de retenció obligatori en cada document que emet per tractar problemes de nòmina. En general, els càlculs salarials s’han de mantenir durant dos anys, mentre que els convenis col·lectius s’han de mantenir durant tres anys.
