Procediment de facturació

El següent procediment de facturació aborda tres tasques del procés de facturació, que consisteixen a recopilar la informació necessària per construir una factura, crear factures i emetre-les als clients.

Reviseu la informació de facturació (Empleat de facturació)

  1. Accediu al registre d’enviament diari al sistema informàtic.
  2. Escaneja els detalls de cada enviament per assegurar-te que estigui a punt per facturar. Si és així, marqueu els registres com a transaccions facturables.
  3. Accediu al mòdul de facturació i accediu a la pantalla de previsualització de cada factura potencial que s’imprimirà.
  4. Verifiqueu que tots els preus han estat aprovats pel personal d’entrada de comandes. Si no és així, feu coincidir els preus llistats amb la llista oficial de preus corporatius i obteniu l’aprovació de qualsevol variació d’aquesta llista.
  5. Afegiu un càrrec de transport, tret que la comanda estigui marcada com a prepagada o que el client l’agafi.
  6. Verifiqueu que el codi de l'impost sobre les vendes del client sigui correcte i ajusteu-lo si cal.

Imprimeix un lot de factures (Empleat de facturació)

  1. Seleccioneu l'opció del programari de facturació per imprimir totes les factures marcades.
  2. Col·loqueu el formulari de facturació oficial de l’empresa a la impressora.
  3. Executeu una impressió de prova per assegurar-vos que els formularis de facturació es situen correctament a la impressora.
  4. Imprimiu tot el lot de factures i comproveu que s’imprimissin correctament.

Preparar i enviar factures (Empleat de facturació)

  1. Si les factures es mostren en diverses còpies, rebenteu les còpies i conserveu-ne les còpies designades.
  2. Empleneu la versió de la factura designada per als clients en sobres.
  3. Segell "Sol·licitud de correcció d'adreça" als sobres de facturació.
  4. Entregueu els sobres de facturació a la sala de correu perquè els envieu.

Còpia de la factura del fitxer (Empleat de facturació)

  1. Arxiveu les còpies de la factura conservades segons sigui necessari, ja sigui pel número de factura o pel nom del client.