Procediment de facturació
El següent procediment de facturació aborda tres tasques del procés de facturació, que consisteixen a recopilar la informació necessària per construir una factura, crear factures i emetre-les als clients.
Reviseu la informació de facturació (Empleat de facturació)
- Accediu al registre d’enviament diari al sistema informàtic.
- Escaneja els detalls de cada enviament per assegurar-te que estigui a punt per facturar. Si és així, marqueu els registres com a transaccions facturables.
- Accediu al mòdul de facturació i accediu a la pantalla de previsualització de cada factura potencial que s’imprimirà.
- Verifiqueu que tots els preus han estat aprovats pel personal d’entrada de comandes. Si no és així, feu coincidir els preus llistats amb la llista oficial de preus corporatius i obteniu l’aprovació de qualsevol variació d’aquesta llista.
- Afegiu un càrrec de transport, tret que la comanda estigui marcada com a prepagada o que el client l’agafi.
- Verifiqueu que el codi de l'impost sobre les vendes del client sigui correcte i ajusteu-lo si cal.
Imprimeix un lot de factures (Empleat de facturació)
- Seleccioneu l'opció del programari de facturació per imprimir totes les factures marcades.
- Col·loqueu el formulari de facturació oficial de l’empresa a la impressora.
- Executeu una impressió de prova per assegurar-vos que els formularis de facturació es situen correctament a la impressora.
- Imprimiu tot el lot de factures i comproveu que s’imprimissin correctament.
Preparar i enviar factures (Empleat de facturació)
- Si les factures es mostren en diverses còpies, rebenteu les còpies i conserveu-ne les còpies designades.
- Empleneu la versió de la factura designada per als clients en sobres.
- Segell "Sol·licitud de correcció d'adreça" als sobres de facturació.
- Entregueu els sobres de facturació a la sala de correu perquè els envieu.
Còpia de la factura del fitxer (Empleat de facturació)
- Arxiveu les còpies de la factura conservades segons sigui necessari, ja sigui pel número de factura o pel nom del client.
