Comptabilitat de comptes a cobrar
Visió general dels comptes a cobrar
Quan es venen béns o serveis a un client i se li permet pagar en una data posterior, això es coneix com a venda a crèdit i genera una responsabilitat per al client a pagar al venedor. Per contra, això crea un actiu per al venedor, que s’anomena comptes a cobrar. Es considera un actiu a curt termini, ja que normalment es paga al venedor en menys d’un any.
Un compte a cobrar es documenta mitjançant una factura, que el venedor és l’encarregat d’emetre al client mitjançant un procediment de facturació. A la factura es descriuen els béns o serveis que s'han venut al client, l'import que deu al venedor (inclosos els impostos sobre les vendes i les despeses de transport) i quan s'ha de pagar.
Si el venedor opera sota la base de l’efectiu comptable, només registra les transaccions als seus registres comptables (que després es recopilen als estats financers) quan es paga o es rep efectiu. Com que emetre una factura no implica cap canvi en efectiu, no hi ha cap registre de comptes a cobrar als registres comptables. El venedor només registra una venda quan el client paga.
Si el venedor opera sota la base de la comptabilitat de meritació més utilitzada, registra les transaccions independentment de qualsevol canvi en efectiu. Aquest és el sistema sota el qual es registra un compte a cobrar. A més, hi ha el risc que el client no pagui. Si és així, el venedor pot carregar aquestes pèrdues en concepte de despeses quan es produeixin (conegut com el mètode de cancel·lació directa) o bé pot anticipar l’import d’aquestes pèrdues i cobrar una quantitat estimada a la despesa (conegut com el mètode de la provisió). Es prefereix aquest darrer mètode, perquè el venedor fa coincidir els ingressos amb les despeses de deute incorrecte en el mateix període (conegut com a principi de concordança).
A continuació il·lustrarem aquests conceptes.
Gravació de vendes de serveis a crèdit
Quan els serveis es venen a un client, el venedor normalment crea una factura al seu programari de comptabilitat, que crea automàticament una entrada per abonar el compte de vendes i domiciliar el compte a cobrar. Quan més tard el client paga la factura, el venedor carregaria el compte en efectiu i abonaria el compte a cobrar. Per exemple, ABC International factura a un client 10.000 dòlars en serveis i registra l'entrada següent:
