Definició de l'informe de despeses
Un informe de despeses és un formulari que s’utilitza per fer un seguiment de la despesa empresarial. Els empleats solen completar les despeses per a les quals sol·liciten el reemborsament. Normalment, els rebuts s’adjunten al formulari si els imports de despesa relacionats superen un import mínim determinat. L’empresari examina els enviaments per comprovar-ne l’exactitud i la validesa i paga als empleats les quantitats sol·licitades. A continuació, l’empresari pot registrar els imports reemborsats com a despesa empresarial, que té en compte l’import del benefici comptable i el benefici imposable reconegut.
Els informes de despeses també es poden utilitzar per detallar les despeses realitzades contra un avançament inicial dels empleats. Si és així, l’empresari encara registra els imports presentats com a despesa comercial, però no hi ha cap reembossament; en canvi, l’empresari dedueix les despeses de l’import de l’avanç dels empleats.
Un informe de despeses pot incloure diversos camps d'informació específics de l'empresa, però normalment requereix almenys la informació bàsica següent:
Data en què es va produir una despesa (coincideix amb la data del rebut relacionat)
La naturalesa de la despesa (com ara bitllets d'avió, àpats o tarifes d'aparcament)
L'import de la despesa (coincideix amb l'import del rebut relacionat)
El compte al qual s’ha de carregar la despesa
Un subtotal per a cada tipus de despesa
Una resta dels avenços anteriors pagats a l’empleat
El total total de l'import del reemborsament sol·licitat
Un formulari d'informe de despeses també pot incloure un resum de la política de viatges i entreteniment de l'empresari, que defineix quines despeses no reemborsarà l'empresa (com ara les despeses d'entreteniment a la sala).
El concepte d'informe de despeses també pot fer referència a un llistat detallat de les despeses en què incorre cada departament d'una empresa durant un període d'informes. Aquesta informació s’examina per veure si les despeses reals realitzades eren diferents de les expectatives, en aquest cas la direcció pot investigar els motius d’aquestes variacions.
