Definició de responsabilitat negativa

Un passiu negatiu sol aparèixer al balanç quan una empresa paga més de l’import exigit per un passiu. Per exemple, si paguéssiu accidentalment la factura d’un proveïdor dues vegades, el primer pagament reduiria a zero el passiu original registrat als comptes a pagar, mentre que el segon pagament no tindria cap passiu compensatori, cosa que resultaria en un passiu negatiu al balanç.

Els passius negatius solen ser per quantitats petites que s’agrupen en altres passius. Sovint apareixen al registre de comptes a pagar com a crèdits, que el personal a pagar de la companyia pot utilitzar per compensar pagaments futurs als proveïdors. Tècnicament, un passiu negatiu és un actiu de l’empresa i, per tant, s’ha de classificar com una despesa prepagada.

La majoria dels passius negatius es creen per error, de manera que la seva presència indica problemes amb el sistema comptable subjacent. Per exemple, és possible que el programari de comptabilitat no reconegui i marqui els números de factura de proveïdor duplicats, cosa que permet tornar a pagar les factures que s'han enviat més d'una vegada.