Conceptes bàsics de comptabilitat financera

En aquest article es proporciona una visió general dels conceptes bàsics de comptabilitat financera per als no comptables. La seva orientació és registrar informació financera sobre una empresa.

En primer lloc, què entenem per comptabilitat "financera"? Es refereix al registre d’informació sobre diners. Així, parlarem de l’emissió d’una factura a algú, així com del pagament d’aquesta factura, però no abordarem cap canvi en el valor del negoci global d’una empresa, ja que aquesta última situació no implica una transacció específica que impliqui diners.

Una "transacció" és un esdeveniment comercial que té un impacte monetari, com ara vendre béns a un client o comprar subministraments a un proveïdor. A la comptabilitat financera, una transacció provoca el registre d’informació sobre els diners implicats en l’esdeveniment. Per exemple, registraríem als registres comptables esdeveniments (transaccions) com:

  • Incórrer en deutes d’un prestador

  • La recepció d’un informe de despeses d’un empleat

  • La recepció d’una factura d’un proveïdor

  • Venda de mercaderies a un client

  • Remissió d’impostos de vendes al govern

  • Pagar salaris als empleats

  • Remissió d’impostos a la nòmina al govern

Registrem aquesta informació a "comptes". Un compte és un registre detallat i separat sobre un article específic, com ara despeses de material d'oficina o comptes a cobrar o comptes a pagar. Hi pot haver molts comptes, dels quals els més habituals són:

  • Efectiu. Aquest és el saldo actual d’efectiu que té una empresa, normalment en comptes corrents o d’estalvi.

  • Comptes a cobrar. Es tracta de vendes a crèdit, que els clients han de pagar més endavant.

  • Inventari. Es tracta d’articles guardats en estoc per a la venda eventual als clients.

  • Immobilitzat fix. Es tracta d’actius més cars que el negoci planeja utilitzar durant diversos anys.

  • Comptes a pagar. Són passius a pagar als proveïdors que encara no s’han pagat.

  • Despeses meritades. Són passius pels quals encara no s’ha facturat l’empresa, però que finalment haurà de pagar.

  • Deute. Es tracta de diners prestats a l’empresa per una altra part.

  • Patrimoni net. Es tracta de la propietat de l’empresa, que és el capital fundacional i els beneficis posteriors que s’hagin conservat al negoci.

  • Ingressos. Es tracta de vendes realitzades a clients (tant a crèdit com en efectiu).

  • Cost dels bens venuts. Aquest és el cost dels béns o serveis venuts als clients.

  • Despeses administratives. Es tracta d’una varietat de despeses necessàries per dirigir un negoci, com ara sous, lloguer, serveis públics i subministraments d’oficina.

  • Impostos sobre la renda. Aquests són els impostos pagats al govern pels beneficis obtinguts per l'empresa.

Com introduïm informació sobre transaccions en aquests comptes? Hi ha dues maneres de fer-ho:

  • Entrades del mòdul de programari. Si utilitzeu programari de comptabilitat per registrar transaccions de comptabilitat financera, probablement hi haurà formularis en línia que podeu emplenar per a cadascuna de les transaccions principals, com ara crear un client o una factura o registrar una factura de proveïdor. Cada vegada que empleneu un d'aquests formularis, el programari omple automàticament els comptes.

  • Entrades de diari. Podeu accedir a un formulari d’entrada de diari al vostre programari de comptabilitat o crear-ne una manualment. Les entrades del diari són molt importants. En resum, una entrada de diari sempre ha d’afectar un mínim de dos comptes, amb una entrada de dèbit registrada sobre un compte i una entrada de crèdit contra l’altre. Hi pot haver molts més que només dos comptes, però l'import total de dèbits ha de ser igual a l'import total de crèdits. Consulteu l'article de les entrades de la revista per obtenir més informació.

Els comptes s’emmagatzemen al llibre major. Aquest és el conjunt mestre de tots els comptes, en què s'emmagatzemen totes les transaccions comercials que s'han introduït als comptes amb entrades de diari o entrades de mòduls de programari. Per tant, el llibre major és el vostre document de referència per a tota la informació detallada de comptabilitat financera sobre una empresa.

Si voleu entendre els detalls d'un compte concret, com ara l'import actual dels comptes a cobrar pendents, accedireu al llibre major per obtenir aquesta informació. A més, la majoria dels paquets de programari de comptabilitat proporcionen una sèrie d'informes que us proporcionen millors coneixements sobre l'empresa que només llegir els comptes. En particular, hi ha informes de comptes pendents de pagament i de comptes pendents de pagament que són útils per determinar la llista actual de comptes pendents de cobrar i comptes pendents de pagament, respectivament.

El llibre major també és el document font dels estats financers. Hi ha diversos estats financers, que són:

  • Full de balanç. Aquest informe enumera els actius, passius i recursos propis del negoci a la data de l'informe.

  • Compte de pèrdues i guanys. Aquest informe enumera els ingressos, les despeses i els beneficis o pèrdues del negoci durant un període de temps específic.

  • Estat dels fluxos d'efectiu. Aquest informe enumera les entrades i sortides d’efectiu generades per l’empresa durant un període de temps específic. Es pot formatar mitjançant el mètode directe o indirecte.

Altres elements menys utilitzats dels estats financers són l’estat dels beneficis retinguts i un gran nombre d’informacions adjuntes.

En resum, hem demostrat que la comptabilitat financera implica el registre de transaccions comercials en comptes, que al seu torn es resumeixen en el llibre major, que al seu torn s’utilitza per crear estats financers.