cdestem.com

Una sol·licitud de representació conté materials sobre l'entitat emissora que els inversors necessiten per prendre decisions informades sobre els vots dels accionistes. Aquesta emissió és obligatòria per a empreses de titularitat pública. Un requisit per a totes les empreses de titularitat pública és la realització d'almenys una junta d'accionistes a l'any. Pot ser que calgui reunions addicionals, si l’empresa necessita l’aprovació per part dels accionistes d’elements addicionals, com ara un canvi en els estatuts o un augment del nombre de consellers. Les circumstàncies d’aquestes reunions es regeixen per les lleis de l’estat en què s’incorpora una empresa. La legislació estatal pot, per exemple, exigir que les reunions es duguin a terme en un nombre determinat de dies del final de l'exercici fiscal.

La sol·licitud de proxy

Abans de celebrar una junta d’accionistes, la companyia ha d’emetre una sol·licitud de representació als seus accionistes amb dret a vot. Aquesta sol·licitud conté informació sobre l’empresa i també indica tots els articles que requereixen un vot per als accionistes. El contingut exacte del document de sol·licitud de representació es regeix per la regla 14a-3 de la Securities and Exchange Commission (SEC). La norma defineix diversos tipus d'informació que cal incloure a la sol·licitud, inclosos:

• Informació sobre on i quan se celebrarà la reunió
• La data en què els accionistes han de presentar les seves propostes per incloure-les a la sol·licitud
• El mètode per revocar proxies, si es permet
• Qualsevol dret de taxació per als dissidents
• Qualsevol interès que puguin tenir els directius i els directius de la companyia en els articles votats
• Un resum dels títols de vot pendents i qui els posseeix
• La data de registre que s’utilitza per determinar quins accionistes poden votar
• Qualsevol relació que els directius puguin tenir amb l'empresa
• La indemnització abonada a funcionaris i directors
• Els imports pagats als auditors de la companyia per auditoria i altres serveis
• Una descripció de qualsevol benefici, bonificació, pensió o pla similar a votar
• Una descripció de qualsevol títol que s’autoritzi a emetre
• Una descripció de qualsevol propietat que l’empresa tingui previst alienar o adquirir
• Una descripció dels canvis proposats als estatuts de la companyia
• L'informe anual o el formulari 10-K (si la sol·licitud és per a la reunió anual)

Tota la informació anterior s’emet als accionistes juntament amb una targeta de representació. La targeta la fan servir els accionistes per votar a favor o en contra de les propostes de l'empresa o abstenir-se'n.

Aprovació SEC del servidor intermediari

Si la sol·licitud inclou votar sobre temes diferents de l'elecció de consellers o l'aprovació dels auditors, primer ha de ser aprovada per la SEC. Si la SEC no respon en un termini de deu dies que té previst fer comentaris sobre la sol·licitud, l'empresa la pot emetre als accionistes. En cas contrari, la SEC disposa de 30 dies per fer comentaris.

Dates de representació aplicables

Un ingredient essencial de la sol·licitud de representació és un conjunt de dates, que són:

• Data de registre. La data en què l’empresa identifica quins accionistes poden votar a la junta d’accionistes. Normalment no passa més de 60 dies abans de la data de la reunió.
• Data d'enviament. La data en què s’enviaran els materials de representació.
• Data de la reunió. La data de la junta d’accionistes. Normalment, la legislació estatal limita això com a mínim deu dies després de la data d'enviament. L’interval sol ser un nombre de setmanes més llarg, per donar temps als accionistes a presentar les seves targetes de representació.

Tallying de vots

Les targetes de representació completades normalment són comptabilitzades per l'agent de transferència d'accions d'una empresa, tot i que altres parts o la pròpia empresa ho poden fer. L’agent de transferència d’estocs és una bona opció, ja que aquesta entitat disposa de procediments per registrar i agregar la informació a les targetes de representació. Aquesta informació es resumeix i es presenta a la junta d'accionistes. El resum també s’inclou a l’acta de la reunió.