Problemes d'ús de caixes petites
Una caixa d’efectiu petit és un receptacle on s’emmagatzemen les factures, les monedes i els rebuts d’efectiu petit. Les caixes menudes s’utilitzen habitualment pels motius següents:
Estan construïts específicament amb diferents compartiments per a bitllets, monedes i rebuts.
Normalment tenen panys incorporats.
Es poden emmagatzemar fàcilment en una empresa segura durant les hores no laborables.
Es poden canviar fàcilment a un altre custòdia d’efectiu petit, ja que són tan portàtils.
Estan ben organitzats per a auditories d’efectiu petit.
Malgrat aquestes comoditats, hi ha diversos problemes relacionats amb les caixes petites, que són els següents:
Subjecte al robatori. En ser portàtil, es pot robar fàcilment una caixa petita. Aquest problema es pot mitigar mantenint la caixa en un calaix bloquejat amb un interruptor de contacte sota la caixa. Si la caixa s'aixeca, l'interruptor es deixa anar i dispara una alarma.
Pany feble. El pany d’una caixa petita és barat i es pot trencar fàcilment. L'única forma de seguretat compensadora és bloquejar la caixa dins d'un armari, calaix o caixa forta més robusta.
Múltiples tecles. Normalment, hi ha una clau de seguretat al pany de la caixa, cosa que significa que hi ha dues claus a l’oficina en qualsevol moment que potencialment es poden utilitzar per obrir la caixa de manera fraudulenta. La clau de còpia de seguretat s’ha d’emmagatzemar a la caixa forta de l’empresa.
Fàcil d'accedir. Normalment, la caixa es desbloqueja durant l’horari laboral, de manera que tothom pot extreure’n efectiu fàcilment. Una política estàndard hauria de garantir que la caixa estigui bloquejada quan no s’utilitzi.
En essència, la lleugeresa i la portabilitat d’una caixa petita generen problemes de seguretat inherents. Una bona manera de mitigar aquests problemes és promulgar una política de l’empresa per desembossar efectiu petit només en circumstàncies extraordinàries, amb la resta de reemborsaments a través de xecs de comptes a pagar o amb pagaments inicials amb targetes de crèdit de l’empresa. Un cop ha disminuït el volum de la demanda d’efectiu petit, la caixa d’efectiu petit es pot emmagatzemar permanentment a la caixa forta de l’empresa i només es pot treure breument per atendre les sol·licituds d’efectiu petit més rares.
