Com cobrar els comptes a cobrar

La recaptació de comptes a cobrar és vital, ja que proporciona l’efectiu necessari per donar suport a les operacions de l’empresa. La recaptació de comptes a cobrar no és només tasca del departament de cobraments. En lloc d’això, demana un esforç a tota l’empresa, ja que es poden millorar les recaptacions abans d’emetre una factura als clients. Tingueu en compte els passos següents per cobrar comptes a cobrar:

Resolució de problemes interns

Una bona part de totes les factures dels clients no es paguen perquè els clients no estan satisfets amb els productes o serveis que han rebut. No és culpa del departament de col·leccions. En canvi, l’equip directiu ha d’estar implicat en el seguiment de cada problema assenyalat pels clients, com ara productes fallits, servei inadequat, mercaderies danyades, articles incorrectes enviats, etc. En molts casos, els processos interns que van causar aquests problemes ho tornaran a fer fins que es prenguin mesures correctores. En resum, ha d’haver un bucle de retroalimentació actiu que enviï les queixes dels clients a un grup de gestió bàsic per a la resolució contínua del problema.

Gestió de col·leccions

Cal que tothom que participi en col·leccions tingui el temps i els recursos necessaris per participar-hi de manera eficient. Els elements següents poden ajudar a millorar l'eficiència del departament:

  • Publicació. Publicació immediata d’efectiu, de manera que el personal de cobrament no truca als clients sobre les factures que ja han pagat.

  • Base de dades. Un sistema de cobrament informatitzat que fa un seguiment de les promeses dels clients, marca automàticament els clients, envia automàticament per correu electrònic les factures, etc. Això augmenta considerablement l’eficiència del personal de les col·leccions.

  • Suport del personal. Personal administratiu que allunya totes les distraccions innecessàries del personal de cobrament.

  • Programació del personal. Programació de treballs que impedeix que el personal de les col·leccions estigui involucrat en qualsevol activitat que no sigui les col·leccions durant les hores punta de trucada.

Tècniques de col·lecció

Hi ha una varietat de tècniques estàndard que s’utilitzen per contactar amb els clients i extreure’n promeses de pagament. Una mostra dels mètodes més comuns són:

  • Emet cartes o missatges de correu electrònic quan aparegui que els clients necessiten un recordatori amb paraules reduïdes. Algunes empreses utilitzen una sèrie d’aquestes comunicacions, cadascuna amb una redacció progressivament més estrident.

  • Dividiu els comptes pendents de pagament en grups, amb les factures amb més dòlars que rebin l'atenció més contínua. En fer-ho, se centra l'atenció a cobrar aquelles poques factures que constitueixen la major part de les quotes pendents.

  • Involucreu el personal de vendes en l’esforç de cobrament per a tasques de cobrament més grans o més difícils, on les seves connexions amb els clients us poden ajudar.

  • Oferiu la recuperació de mercaderies per les quals és evident que no es rebrà el pagament.

  • Impliqueu un despatx d'advocats en col·leccions. Emetre avisos al capçal del bufet d’advocats pot donar la impressió que l’empresa està a punt d’emprendre accions legals contra el client.

  • Presentar una reclamació contra el client al jutjat de petites reclamacions.