L’impacte de les despeses en el balanç
Quan una empresa incorre en una despesa, això redueix la quantitat de beneficis reportada al compte de pèrdues i guanys. No obstant això, la incurrència d'una despesa també afecta el balanç, que és on es presenten els saldos finals de totes les classes d'actius, passius i recursos propis. L'impacte de les despeses en el balanç de situació varia en funció de la naturalesa de l'operació de despesa original. Les possibles variacions són:
Comptes a pagar. La majoria de les despeses es registren mitjançant la funció de comptes a pagar, quan es reben factures dels proveïdors. En aquest cas, s'incrementa el compte a pagar, mentre que l'import de la despesa redueix el compte de beneficis retinguts. Així, la part del passiu del balanç augmenta, mentre que la del patrimoni net disminueix.
Despeses meritades. Quan s’acumulen despeses, això significa que s’incrementa un compte de passius acumulats, mentre que l’import de la despesa redueix el compte de beneficis retinguts. Així, la part del passiu del balanç augmenta, mentre que la del patrimoni net disminueix.
Pagament en efectiu. Quan es registra una despesa al mateix temps, es paga amb efectiu, el compte d'efectiu (actiu) disminueix, mentre que l'import de la despesa redueix el compte de beneficis retinguts. Així, hi ha descensos compensadors a les seccions d’actiu i patrimoni net del balanç.
Canvi de reserva. El departament de comptabilitat pot optar per augmentar la mida d’una reserva, com ara la provisió per a comptes dubtosos o l’amortització acumulada. Si és així, això augmenta un compte contra actiu (que és un augment del saldo creditici) mentre es redueix la quantitat de beneficis retinguts (que és una transacció de dèbit). Efectivament, el resultat és un augment del passiu i una reducció del patrimoni net.
Transferència de despeses de prepagament. És possible que prèviament s’hagi pagat per endavant un proveïdor per serveis que encara no s’han realitzat, de manera que el pagament es va registrar originalment al compte de despeses (actiu) de prepagament. Quan finalment es consumeixen els serveis, l'import es carrega a la despesa. El resultat és una disminució del compte de despeses de prepagament (actiu) i una disminució corresponent del compte de resultats retinguts.
