Anàlisi de comptes a pagar
L'anàlisi de comptes a pagar s'utilitza per extreure diversos tipus d'informació dels registres detallats de comptes a pagar. Aquestes anàlisis són les següents:
Descomptes realitzats. Examineu els registres de pagaments per veure si l’empresa pren tots els descomptes de pagament anticipats que ofereixen els proveïdors. Aquests descomptes solen tenir un tipus d’interès efectiu elevat i, per tant, mereixen l’esforç.
Comissions per demora. Comproveu si l’empresa incorre habitualment en comissions per demora. Aquesta situació es produeix amb més freqüència quan l’empresa no disposa d’efectius suficients per complir les seves obligacions de pagament, però també es pot deure a fallades en el procés del departament de comptabilitat.
Facturació a pagar. Dividiu les compres anuals totals pel saldo mitjà total dels deutes per arribar a la taxa de rotació dels deutes. A continuació, dividiu la taxa de rotació en 365 dies per determinar el nombre mitjà de dies que l'empresa triga a pagar les seves factures. Si la xifra d’aquests dies a pagar disminueix amb el pas del temps, la companyia malgasta una valuosa font d’efectiu. Les possibles resolucions són garantir que el personal comptable no pagui les factures amb antelació i que les condicions de pagament negociades amb els proveïdors no siguin excessivament curtes.
Pagaments duplicats. Investigueu els registres dels pagaments anteriors per veure si es van pagar factures més d’una vegada. Si és així, això apunta a un problema en identificar aquestes factures al sistema de comptes a pagar. Un pas més és contactar amb els proveïdors per obtenir l’amortització dels pagaments duplicats.
Compareu amb les adreces dels empleats. Compareu les adreces del proveïdor amb les adreces dels empleats. Una coincidència pot indicar una situació de frau o, com a mínim, una compra de parts relacionades que potser hagi de ser divulgada a la direcció.
Realitzeu aquestes mateixes anàlisis sempre que l’empresa adquireixi un altre negoci, per veure si es pot millorar la situació dels deutes de l’adquirida. Si és així, això pot crear una sinergia que pot estalviar diners per a l’adquirent. El gestor de deutes també pot discutir els resultats d'aquesta anàlisi amb el gestor de compres. Un possible objectiu per oferir al gestor de compres són les condicions de pagament més llargues dels proveïdors. En fer-ho, s’augmenten els fons de circulació disponibles per al negoci. Un resultat clau de l’anàlisi de comptes a pagar és alterar els processos de comptes a pagar per reduir el risc que es puguin repetir defectes en el futur. En fer-ho, es pot millorar la rendibilitat global de les empreses evitant despeses excessives.
