Com es pot conciliar l’efectiu petit

Una conciliació de caixa petita és una revisió formal dels registres de caixa petita. La intenció d’aquesta activitat és veure si hi ha hagut desemborsaments indocumentats. Aquests desemborsaments són un problema habitual en els diners en efectiu petit, on hi ha un alt risc de frau. A més, atès que la majoria dels guardians de diners en efectiu petit no estan formats com a comptables, és possible que registrin els desemborsaments de manera incorrecta. Per aquests motius, s’hauria de realitzar una conciliació d’efectiu petit a intervals regulars. La revisió es pot tractar com una auditoria, la qual cosa significa no avisar el custodi de l’efectiu petit de l’arribada del revisor. Aquesta falta d’advertència és útil per detectar qualsevol retirada personal del fons d’efectiu petit per part del guardià.

Seguiu els passos següents per conciliar pocs efectius:

  1. Comproveu el saldo declarat. Reviseu la política de caixa petita de l’empresa i determineu el saldo de caixa petit indicat per al fons que cal revisar. Els fons d’efectiu petit poden tenir saldos diferents, ja que alguns experimenten volums de transaccions més elevats que d’altres.

  2. Obteniu un formulari de conciliació. Si l’empresa utilitza un formulari de conciliació formal, obteniu-ne una còpia en blanc i utilitzeu-lo per documentar els passos següents.

  3. Calculeu l’efectiu retirat. Compteu l’efectiu que queda al fons d’efectiu petit i resteu-lo del saldo establert per al fons. El resultat és la quantitat d’efectiu retirat del fons.

  4. Resumeix els vals. Sumeu la despesa total que apareix a cada val de caixa petit al fons de caixa petit (la informació també pot provenir del llibre de caixa petit). Resteu aquest import de la quantitat calculada d’efectiu retirat. El resultat ha de ser zero. Si hi ha un saldo residual, hi ha un excés d’efectiu al fons. Si hi ha un saldo negatiu, hi ha una manca d’efectiu al fons.

  5. Investigueu les variàncies. Investigueu les diferències entre l'import del fons de caixa petit i el total real d'efectiu i vals. Si la diferència no s'explica, completeu un val que indiqui l'import inexplicable i carregueu-lo a un compte departamental predeterminat al llibre major.

És útil carregar diferències inexplicables en un compte de despeses reservat amb aquest propòsit. En fer-ho, és molt més fàcil fer un seguiment de la quantitat acumulada de pèrdues indocumentades al llarg del temps. A més, considereu tenir una política que requereixi una notificació al personal d’auditoria interna si l’import d’una escassetat inexplicable en un fons d’efectiu petit supera una quantitat determinada.

Finalment, marqueu els fons d’efectiu petit per obtenir conciliacions més freqüents si detecteu un patró continu d’errors. L’augment de la freqüència de revisió pot descobrir problemes abans que s’acumulin les pèrdues materials.